Isojakin projekteja pienellä tiimillä – näin paletti pysyy kasassa

Meitä kysyttiin viime syksynä Tampere WordPress Meetupiin puhumaan aiheesta Erään digitoimiston tapa tehdä verkkosivustoja, ja mehän menimme kun kerran pyydettiin. Esitys oli jättimenestys ja 10. tammikuuta löysimme itsemme myös Helsingin WordPress Meetupista puhumasta samassa aiheesta. Aihehan on suhteellisen laaja, sillä se sisältää tavaraa itse työstä (eli verkkosivujen kyhäämisestä) tiimityöskentelyyn ja aina yrityksen pyörittämiseen asti. Koska blogin puolella tätä osa-aluetta ei ole hirveästi avattu, täytyy nyt korjata tilanne.

Voisi kuvitella, että kaksi graafikkoa ja kaksi koodaria (paitsi sittemmin meitä on tavallaan kuusi) olisi koko ajan kädet täynnä työtä ja aikaa ei jää esimerkiksi asiakaspalvelulle. Se on kuitenkin harhaluulo, sillä kaikki sujuu aivan hienosti. Miten tämä on mahdollista?

Toimiva workflow säästää aikaa

Jotkut sanovat metodia Leaniksi (kuten rakas turkulainen kilpailijamme Aucor, joka avasi hiljattain käsitettä myös bloginsa puolella), toiset ketteräksi kehitykseksi, meille se on yksinkertaisesti toimiva workflow.

Palaveripäivät ovat maanantai ja perjantai, sillä maanantaisin palaveerataan omallakin porukalla viikon suunnitelmat läpi ja päivä on muutenkin, noh, maanantai. Perjantaisin viikonlopun alla ei taas kannata alkaa rutistaa jotain missä tietää että saattaa vaatia useamman päivän ja jokainen palvelinnörtti tietää, että julkaisuja ei kannata tehdä ennen kuin lähtee vapaalle. Näille päiville kasaa mielellään asiakastapaamisia muunmuassa näistä syistä.

Älä kerrytä naurettavaa sälää

Kuten käsikirjammekin lähtökohtiin on lisätty muistutukseksi, yleispätevä sääntö on ”Jos voit tehdä asian viidessä minuutissa, tee se saman tien”. Me emme laskuta alle viiden minuutin hommista ylläpitoasiakkailta, emmekä aikatauluta sellaisia töitä, joiden aikatauluttamisessa menee enemmän aikaa kuin itse työtehtävän tekemisessä.

”Sälähommaa” tulee kuitenkin aina vastaan, mutta niitä onkin sitten hyvä ripotella niille maagisille maanantaille ja perjantaille, joille ei ole vaikkapa niin paljon palavereja ajoitettu.

Kun höttöhommaa ei kerry, jokainen ukko pysyy yhtäjaksoisesti kiinni työstettävissä projekteissa, eikä aikaa valu hukkaan.

Älä ylioptimoi tuottavuutta henkilötasolla

Olemme miltei aina olleet pitkälti kellokorttisysteemejä ja manuaalisia ajanseurantasoftia vastaan. Siis sen tyyppisiä, joissa laitat sekunttikellon päälle ja alat hommiin. Tai pidät spreadsheatia neuroottisesti joka ikisestä työtehtävästä ja kirjaat Exceliin. Näistä tuli jo ähky päivähommissa aikoinaan.

Tiedän, että myös meidän alalla seurataan työtunteja melko orjallisesti ja onhan se tavallaan ihan järkeenkäypää, jos haluaa tehdä kannattavaa liiketoimintaa. Mallissa on kuitenkin puutteita, sillä melko paljon aikaa menee tuntien syynäämiseen kun niistä näkee korkeintaan ovatko projektien hinnat olleet kohdillaan.

Me käytämme automatiikkaa (WakaTime, joka seuraa 10 minuutin tarkkuudella koodaamista ja tarvittaessa RescueTime, joka seuraa muiden softien käyttöä), jolla saamme osviittaa projekteihin huvenneista ajoista ja pystymme seuraamaan sen verran, ettei mene turskalle.

Tärkeämpää on seurata projekteihin kulunutta kokonaisaikaa, ei yksittäisten henkilöiden käyttämää työaikaa. Jatkuvasti on myös muistettava, että tärkeää ei ole nopeus, sillä Dudella ei ole mahdollista tehdä asioita juosten kusten. Mieluummin vaikka vähän turskalle, kunhan lopputulos on priimaa. Hyvä workflow ja jatkuvasti kuin itsestään kehittyvät ja tehostuvat työtavat ja työkalut kuitenkin varmistavat että homma pystyy olemaan samaan aikaan sekä tuottavaa, laadukasta että tehokasta.

On työtä, josta ei voi laskuttaa – ja se on okei

Peräänkuulutamme ja suosittelemme, että jokainen käyttäisi aikaa itsensä kehittämiseen aina kun mahdollista. Tiedän joitakin alan yrityksiä, joissa tästä jopa palkitaan. Siistein kuulemani esimerkki yrityksestä on sellainen, jossa maksetaan esimerkiksi vapaa-ajan projekteista lisäkorvausta. Siis vaikka projekti ei liittyisi toimiston arkeen tai edes verkkosivuihin mitenkään. Näin sen pitää mennäkin.

Asioiden kehittäminen tapahtuu meillä lennosta. Tyypillisin varmaan tilanne, jossa työstämme projektia ja huomaamme että tämä haaste oli myös edellisessä projektissa. On helpompaa kirjoittaa vaikkapa valikkoscripti uudelleen projektin ollessa kesken, koska sen pystyy sitten ottamaan mukaan kätevästi meneillä olevaan projektiin, sen sijaan että homma lykkääntyy ja unohtuu, eikä päivitettäessä ole enää samanlaista fiilistä. Kehitys tapahtuu tällä tavalla kuin itsestään, eikä välttämättä edes vie varsinaisesti aikaa projektilta. Ja vaikka viekin, silloin tietää takuuvarmasti, että seuraava projekti sujuu tehokkaammin.

Hyvä laatu on tärkeämpää kuin ajan orjallinen optimointi, sillä totuus on, että kehitykseen käytetyt sekunnit ovat hyvin käytettyä aikaa. Kehitystyön tulos palkitsee ennemmin tai myöhemmin, tavalla tai toisella, yleensä jopa rahallisesti.

Mites se aspa tai projektin liidaus?

Koska meitä on neljä, meillä ei ole erillistä asiakaspalveluhenkilöä. Eikä varmaan koskaan tule olemaankaan. Projektipäälliköitä on kaksi, jotka ovat samalla graafikoita. Pääkommunikointi asiakkaan päähän hoituu proikkareilta, koska he pyörittävät myös asiakkaan visuaalista ilmettä ja ovat oivallinen väylä suodattamaan kommunikaatiota koodareiden suuntaan.

Tukipyynnöt tulevat suoraan tekniselle tiimille, eli koodareille, tikettijärjestelmän kautta. Viesteihin vastataan pari kertaa päivässä ja huolehditaan siitä että tukipyynnöt ovat aina päivän päätteeksi vähintään meidän selvityksessä, ratkaistuja tai pallo heitettynä asiakkaalle asiasta riippuen. Tällä tekniikalla aspa ei ruuhkaudu, vaikka asiakasmäärä kasvaisi jatkuvasti.

Tekninen velka eliminoidaan automaatiolla

Dudelle on alusta asti ollut tärkeää DRY-mentaliteetin (Don’t Repeat Yourself) lisäksi  ylläkin mainittu jatkuva kehitys. Kehitysaikaa ei ole rajattu mihinkään ja syystä.

Isossa maailmassakin useaan kertaan esillä ollut starter-teemamme kehittyy viikkotasolla ja projektien mukana kuin itsestään. Stack projektin pystyttämiseen ja siihen kuuluva aloitusscripti säästää jokaisen projektin alusta helposti yli kymmenen tuntia työtä, sillä WordPressin asennus, läpi kliksuttelu, oletusjuttujen poistamiset, käyttäjien luomiset, asetukset ja muut hienosäädöt hoituu kaikki automaattisesti yhdellä komennolla. Sivuston julkaisussa on sama periaate.

Niinsanottuihin ”teknisiin juokseviin asioihin” ei mene yhtään aikaa, vaan aloittaessa ja lopettaessa saa keskittyä oleelliseen. Tätä olemme kehittäneet vuosia. Kenenkään ei pitäisi enää vuonna 2018 jurnuttaa sivuja FTP-yhteydellä, säheltää tietokantojen kanssa ja asentaa WordPressiä WordPressin oman installerin kautta, käyttää tuntitolkulla aikaa asioiden kliksutteluun ennen kuin pääsee varsinaisesti työstämään sivustoa.

Mitäs muuta

Tässä kirjoituksessa esittelin digitoimistomme arjen pyörittämisen kulmakivet koodarin ja perustajan näkökulmasta, mutta tietysti kokonaisuuteen mahtuu workflown lisäksi muutakin, kuten liiketoiminnan kehittäminen ja muita yrityksen osa-alueita. Osoitteesta handbook.dude.fi löydät ainakin firman käytäntöjä, työkaluja, toimintamalleja ja muita paljastuksia.

Näistä ja muustakin mieleen juolahtavasta kuulet lisää seuraavassa WordPress Meetupissa, nimittäin 1.3.2018 olemme menossa Turun WordPress Meetupiin puhumaan vielä kerran tutusta aiheesta, Erään digitoimiston tapa tehdä verkkosivustoja. Jos siis et päässyt Tampereelle tai Helsinkiin, tule kuuntelemaan! Paikka tarkentuu myöhemmin, joten seuraa silmä kovana Turku WordPress Meetup groupia.

Tykkää, jos pidit jutusta:

Jos rakastit, tee hyvä teko:

Kaljarahan antamisen sijaan voit lahjoittaa mielenterveystyöhön.

Kommentoi

Vaadittu kenttä