Maanantaina, 5.10.2020

Digitoimiston työkalut ja workflow vuonna 2020

Dudella on tapahtunut kehitystä vuodessa hurjasti. Olemme päivittäneet niin workflowtamme kuin työkalujammekin ajan saatossa toimivampaan suuntaan.

Dudella on tapahtunut kehitystä vuodessa hurjasti. Olemme päivittäneet niin workflowtamme kuin työkalujammekin ajan saatossa toimivampaan suuntaan. Digitoimistolle on tärkeää, että homma kehittyy säännöllisesti, sillä kukapa ei haluaisi tehdä töitä tehokkaammin ja miellyttävämmin? Dudelle on alusta asti ollut tärkeää äärimmäinen läpinäkyvyys ja muutokset niin firman käytänteistä kuin työkaluistakin kirjataan operointimanuaaliimme reaaliajassa osoitteeseen handbook.dude.fi. Manuaalin on tarkoitus olla muistikirjana itsellemme, mutta myös opasteena mahdollisille uusille työntekijöille, alihankkijoille tai yhteistyökumppaneille. Sieltä voi myös kuka tahansa ulkopuolinen tai asiakas tarkistaa firmamme arvot ja toimintamallit, GDPR:ää, saavutettavuuskäytänteitä ja tietoturvaa myöten.

Kommunikointi

Talon sisäisistä kommunikaatiotyökaluista meillä on ollut edelleen Slack keskiössä, jo vuodesta 2015, mutta rinnalle on tullut Twist, jossa keskustellaan firman isommista linjauksista, kuten muunmuassa (rummun pärinää…) työkalujen valinnoista. Twistiin on tarkoitus keskittää myös pidemmät pohdinnat, jotka lähtevät rönsyilemään Slackissa. Hyvin tyypillisesti Slackissa tulee kirjoiteltua 20+ viestin viestiketjuja, jolloin hedelmällisimmät asiat ja konsensukset ovat hankalia löytää jälkeenpäin kun keskustelu jatkuu eteenpäin ja vaihtuu muihin aiheisiin.

Mites ne sähköpostit? Moni kiroaa meilittelyä, moni vannoo niiden nimeen. Meillä on käytössä vähän niin kuin ”kultainen keskitie”. Vaikka firman sisäisiä sähköposteja on meillä kiellettyä (ja tarpeetonta) lähettää, sähköposti on tarpeellinen ja pakollinen paha kommunikaatioita asiakkaan suuntaan.

Meilitse hoituu sujuvasti viestintä ennen kuin projekti on lähtenyt varsinaisesti käyntiin ja sen jälkeen yksittäisissä ja irrallisissa asioissa. Puhelimitse on usein vaikeampi käydä asioita läpi varsinkin teknisissä asioissa, kun asioita pitäisi kirjata ylös, että ne muistaisi. Tekstimuodossa asiat saa heti mustaa valkoisella selville.

Myös asiakaspalvelumme luottaa sähköpostin voimaan käyttämämme Help Scout -tikettijärjestelmän kautta. Käytännössä siis asiakkaan viestit menevät yhteiseen jaettuun postilaatikkoon, josta asiasta tietävä palvelee mahdollisimman nopeasti.

Tältä näyttää asiakaspalvelumme viestintätyökalu silloin kun asiat on hoidettu tai hoidossa.

Myynnin ja asiakkaiden hallinta

Todella monta vuotta Dude on pärjännyt ja puksuttanut ilman minkäänalista CRM-järjestelmää. CRMhän on siis järjestelmä tai verkkopalvelu, joka on apuna kontaktien, myynnin sekä tuottavuuden hallinnassa. CRM-järjestelmän avulla hallitaan kaikkia yrityksen suhteita ja vuorovaikutusta asiakkaiden kanssa. Häpeäksemme täytyy myöntää, että meillä ei ollut tällaista ollenkaan vuoteen 2019 asti Excel-taulukoiden ja kirjanpitopalvelun lisäksi.

Otimme viime vuonna Pipedriven täysipäiväiseen testiin. Häilyvää projekti- ja asiakashallintaa on pidetty Drivessä tai Trellossa, mutta tiedot ovat olleet ns. ”hujan hajan”. Pipedriveen kasattiin ajankohtaisin tieto asiakkaista, ylläpitoasiakkaista ja yhteyshenkilöistä. Myös verkkosivustomme kanavat kuten lomakkeet ja chatti yhdistettiin Pipedriveen. Kätevä suora integraatio löytyi myös alusta asti käyttämälle Trellolle, jota käytämme projektien kokonaistilanteen hallintaan.

Projektin budjetin hallinta

Emme ole koskaan tykänneet tuntiseurannasta. Kellokorttimeininki on niin vanhanaikaista ja aiheuttaa enimmäkseen tarpeetonta suorituspainetta ja ahdistusta työntekijöille. Olemme menneet ”näppituntumalla”, eli projektien budjetissa pysyminen on ollut tekijöiden vastuulla ja myynnillisestä näkökulmasta yrittäjillä on ollut risti kannettavana. Ilman kunnollista tuntiseurantaa on ollut hyvin hankalaa seurata projektiin käytettyä aikaa ja pitäytyä budjetissa. Koodiin liittyviä tunteja on seurattu editorien koodaamiseen käytettyä aikaa seuraavilla automaattityökaluilla kuten WakaTime, mutta esimerkiksi suunnitteluun ja palavereihin liittyvää ajankäyttöä ei ole seurattu mitenkään. Myös WakaTime-ajat ovat joskus harhaanjohtavia, sillä kaikki ajankäyttö ei sisällä koodin naputtelua.

Tarvittiin tuntiseurantaan minimalistinen järjestelmä. Scouttasin taas tusinan erilaisia työkaluja läpi ja löysin aivan mahtavan Harvestin.

Projektien budjetissa pysymistä on helppoa seurata Harvestin avulla.

”Kehityksen vuonna” 2020 siirryimme siis tuntiseurantaan, pitkin hampain, jotta ei tarvitsi enää kulkea silmät ummessa projektikokojen ja asiakkuuksien graduaalisti kasvaessa. Käänsimme tämänkin kuitenkin eduksemme. Emme natsita Dudella työskentelevien tunteja minuutin tarkkuudella, sillä tärkeintä on laittaa ylös projektiin käytetyt tunnit.

Pahinta kokemukseni mukaan on tiukat tuntiseurannat, joissa laskuri käynnistetään työpaikalle tultaessa ja pysäytetään töistä lähtiessä. Tai pahimmillaan työntekijä joutuu keksimään mistä saa tunteja kaivettua, jos päivä on vaikkapa ollut epätuottava. Meillä ajatuksena on puhtaasti kirjata projektiin käytetyt työtunnit ylös, jolloin saadaan tarkka tai edes suuntaa-antava kuva siitä, pitääkö budjetti ja jääkö projektille katetta. Tällaisia merkattavia työtunteja voi olla esimerkiksi Palaverit, Ideointi, Suunnittelu, Koodaus, Jatkokehitys, Asiakaspalvelu, Sisällönsyöttö, jne.

Isojen projektien lisäksi Harvestiin saa kätevästi kuukausiylläpitosopimukset, jolloin voidaan seurata aikaa, joita käytetään pieniin korjauksiin ja katsoa mitkä kuuluvat samaan sopimukseen ja mitkä menevät työmäärällisesti sopimuksen ulkopuolelle. Projektien katteet ovat parantuneet Harvestin käyttöönoton jälkeen huomattavasti.

Projektinhallinta

Projektinhallinnassa luotimme sähköpostin ja Trellon voimaan perustamisvuodesta 2013 aina tähän vuoteen 2020. Meille on ollut tärkeää tietää projektien kokonaistilanne, jotta pakka pysyy kasassa. Tämä tarkoittaa sitä, että meillä on Trellossa taulu nimeltä ”Projektit”, josta näkee joka ikisen projektin tilanteen ja tilan eri vaiheissa ns. Kanban-näkymässä. Joillekin Scrum voi tässä yhteydessä myös avata asiaa, vaikka emme ihan sataprosenttisesti mallia noudatakaan.

Projektien kokonaisnäkymä Dudella näyttää tältä ja elää viikottain:

Kuvasta sensuroitu ulkoasut ja nimet, luonnollisesti, tunnistamisen estämiseksi.

Trellon ”Projektit”-taulua käymme läpi joka maanantai ja merkkaamme korttiin ajantasaiset tiedot siitä missä mennään. Jokainen projektin vastuuhenkilö on myös velvollinen pitämään projektikorttia ajan tasalla siten, että muu yritys tietää mikä projektin tilanne milloinkin on. Trellon projektikorttiin liitetään tiedot projektin hinnoittelusta ja yhteyshenkilöistä (Pipedrive-liitännäinen automatisoi tämän), aikataulusta, kehitysympäristön salasanoista ja muusta yleiskuvaan liittyvästä. Voisi sanoa, että Trello on meille ikäänkuin kaiken projekt toiminnan ”emoalus”.

Vuoden 2020 haaste projektinhallinnassa

Yksittäisten projektien tehtävien palasteluun ei kuitenkaan ollut mitään kovin järkevää työkalua. Suunnittelun ja kehitysten palasteluun käytimme milloin Google Docsin taulukoita, milloin Todoistia (lue myös kirjoituksemme Todoist-tehtävänhallinnasta), mutta mitään varsinaista projektityökalua yksittäiselle projektille emme olleet koskaan ottaneet käyttöön.

Trelloo kokonaisten projektien lisääminen tuntui vaivalloiselta ja palvelu tuntui menevän tukkoon helposti. Kokeilimme joitakin vuosia sitten Trellon mallia ja kutsuimme pari asiakastakin sinne mukaan. Trello jäi kuitenkin auttamatta päivittämättä ja alitajuisesti siirryimme takaisin totuttuun sähköpostimalliin. Kanban ei oikein tuntunut toimivan samalla tavalla yksittäisessä projektissa kuin se toimi kokonaiskuvan hahmottamisessa. Mallissamme oli selkeitä puutteita, mutta aina jotenkin pärjäsimme. Trellon kokonaiskuvasta oli aina ollut meille hyötyä, mutta yksittäisiin projekteihin Trello ei enää venynyt.

Välillä käytimme Google Docsia tähän tapaan välttääksemme sähköpostimyrskyä. Kommentoinnista tuli todella sekavaa näin. Jopa meili on tätä parempi.

Projektikokojen kasvaessa 2019-2020 Todoist-silppu, sähköpostikaaos ja laskentataulukot alkoivat tuntua tosissaan pahalta jokaisesta, joten lähdimme etsimään ”sitä oikeaa” projektityökalua. Emme ole koskaan olleet erityisemmin kokonaisvaltaisten CRM/projektinhallintatyökalujen fani, jotka niputtavat kaikki toiminnot liiditasolta viimeistelyyn saakka saman työkalun alle. Puhun siis nyt esimerkiksi Basecampista, Notionista, Asanasta ja vastaavista. Jirasta puhumattakaan, hyisss…. monessa palvelussa on 90% toiminnoista sellaisia, joita emme tarvitse. Monday oli lähellä, mutta sekin käyttöliittymältään sekava ja aivan liian täyteen ahdettu ominaisuuksiltaan. Emme halunneet sotkea laskutettavia tunteja tai muita raha-asioita projektinhallintaan, tarvitsimme tarkan fokuksen asioihin.

Meillä oli ollut joissakin projekteissa hyväksi havaittu Googlen sheet-pohja käytössä, mutta se salli hyvin vähän tilaa kommentoinnille.

Google Docsin taulukkonäkymä oli parempi, mutta silti meni helposti sekavaksi.

Googlen Sheetit toimivat hyvänä pohjana uuden työkalun etsimiselle. Työkalun piti tukea mielellään sekä Sheet-näkymää, että Kanbania, käyttäjäkohtaisesti, jotta jokaisella olisi se omin näkymä. Allekirjoittaneelle toimii henkilökohtaisesti parhaiten listaukset ja Sheetit, mutta meillä on firmassa ihmisiä, jotka suosivat enemmän Kanban-näkymää.

Todoist-projekteissa ahdisti, että tehtävät vain hävisivät, eikä niitä saanut takaisin kiertoon. Tehtävien lajittelu ja pilkkominen oli myös hankalaa ja niitä oli liian pienissä palasissa. Delegointi, kommentointi ja kaikki muukin menee Todoistissa isossa kuvassa kaoottiseksi. Päätimme, että Todoist jää käyttöön ainoastaan henkilökohtaisiin irtotaskeihin ja silppuun (kuten ”muista vastata asiakkaan kysymykseen” tai ”tee sälähomma sivustolle X”) ja niiden aikatauluttamiseen, mutta isompaan projektityöskentelyyn tiimissä ja asiakkaan kanssa tarvitsimme kunnon työkalun.

Käytyäni tusinan erilaisia työkaluja läpi, päädyimme Favroon. Favro sisältää minimalistisuudessaan ainoastaan meidän tarvitsemat työkalut kommunikointiin ja tehtävien pilkkomiseen. Erityisen iloinen olin Sheet-näkymän monipuolisuudesta ja helppoudesta.

Projektityöskentelyyn Favro on ehdoton.

Kutsuimme pilottiasiakkaat Favroon mukaan. Olimme yllättyneitä, että asiakkaita ei juurikaan tarvinnut briiffata Favron käyttöön vaan se sujui kuin luonnostaan. Tämä on merkki hyvästä työkalusta. Favroon saa jokaisen asian niin suunnittelutasolta aina saavutettavuuden testaukseen saakka. Tehtävät eivät katoa mihinkään, niitä on helppo palastella ja niistä on helppo kommunikoida yhdessä selkeässä näkymässä.

Roadmappia kehitysteemalle oli toivottu GitHubissa, joten loimme julkisen Roadmapin Favroon. Tsekkaa, jos kiinnostaa katsoa miltä Favro näyttää livenä!

Aikataulut

Trello ei sisällä kunnollista aikataulutyökalua, joten vaikka meillä on projektin tiedot siellä, tarvitsemme silti aikajanat, jotta osaamme myydä uutta keikkaa sopiviin väleihin. Olemme yrityksemme elinaikana kokeilleet ties millaista ratkaisua analogisesta digitaaliseen. Olemme piirtäneet fläppitaululle tussilla kuukausia ja siirrelleet post-it lappusia, olemme käyttäneet magneettilappuja lasiseinällä, olemme tehneet PDF-versioita aikapötköistä itse tai kokeilleet erilaisia digitaalisia palveluita. Mikään ei ole ollut napakymppi, mutta jonkinlainen kokonaiskuva on onneksi säilynyt.

Meillä oli pitkään käytössä Teamweek, josta tuli myöhemmin Toggl Plan. Palvelu oli hyvä, mutta vähän liian irrallinen. Käytimme myös aikajanaa väärin ”todolistana”, eli häpeäksemme täytyy myöntää että usein siirtelimme niinkutsuttua ”wall of deathia” (eli tulevien projektien rintamaa) eteenpäin aina kun viikko vaihtui toiseen. Tämä hämärsi aikatauluja, jotka oli sovittu asiakkaan kanssa ja teki kokonaiskuvan hahmoittamisesta vaikeaa.

Favrossa on aikajananäkymäkin, joten lisättiin sinne lukkoon lyödyt aikataulut kerrasta pakettiin. Aikajanoihin ei kosketa, ellei niistä sovita erikseen asiakkaan kanssa uudestaan. Janat antavat meille kokonaiskuvan siitä, ollaanko ajoissa vai myöhässä ja mihin kohtaan voi lisätä lisää hommaa. Näin Toggl Plan jäi tarpeettomaksi.

Voi näyttää kaaottiselta, mutta on yllättävän selkeä. Kuvittele, että tätä ei olisi ollenkaan. Ei pysyisi pää mukana.

Ideaali ratkaisu? Liikaa työkaluja?

Kaikista parashan olisi työkalu, joka yhdistäisi nämä kaikki. Siinäpä sinulle idea startupille. Meille (ja varmasti monelle muulle digitoimistolle) toimisi työkalu, joka sisältäisi päätason Kanbanissa, jossa olisi projektit (kuten meillä on nyt Trello). Tälle tasolle voisi lisätä useampia aikajanoja, esim. tyypillisesti projektin suunnitteluvaihe, tekninen työstövaihe, sisällönsyöttövaihe ja julkaisuvaihe ja projektin yleiskuva pysyisi mukana näissä aikajanoissa. Toisella tasolla (projektitaso) olisi Favromainen näkymä, eli projektit Sheetissä tai Kanbanissa käyttäjäkohtaisen preferenssin mukaan. Tämän alle saisi vielä lisättyä alatehtäviä, kuvia, kommentointia, jne. Tällaista rakennetta ei nykyisissä työkaluissa ole olemassa vaan projekteille joutuu luomaan erilliset taulut, jotka eivät keskustele mitenkään keskenään.

Meitä ei kuitenkaan haittaa työkalut, kunhan jokaisella työkalulla on oikea, täysin tarkoituksenmukainen käyttötarkoitus. Silloin työkalujen käyttäminen tuntuu luonnolliselta, eikä lisää kaaosta. Kaikista eniten sekavuutta lisää huonot työkalut ja turhat ominaisuudet. Jos työkalu on napakymppi ja tarkoin mietitty ja valittu, sillä on tarkoitus. Vielä parempi jos sen saa integroitua jo käytössä oleviin työkaluihin. Silloin kaikki sujuu kuin vettä vain.

Tässä oli keskeisimmät Duden työkalut vuonna 2020 pähkinänkuoressa. Lisää työkalujamme löytyy julkisesta Handbookistamme (meillä ei ole salaista versiota tästä), josta voi aina käydä vilkuilemassa ajantasaisen tiedon.

Millaisia työkaluja teidän organisaatiossa on käytössä? Vakuuttivatko työkalut Dude-laadusta? Haluatko tehdä meidän kanssa onnistuneen verkkosivuprojektin? Ota yhteyttä!

Lue myös nämä

Maailman suurin WordPress-seminaari Berliinissä – kuulumiset matkalta

Dude on ollut jokaisessa Suomen WordCampissa alusta asti, vuodesta 2015 ja Euroopan WordCampeissa vuodesta 2016. Suomen WordCampeista löytyy koostekuulumiset lähes jokaisesta reissusta, mutta Europesta kirjoitimme viimeksi Itävallassa 2016, vaikka tässä välissä on koettu myös Pariisi 2017 ja Belgrad 2018.

WordCamp Finland 2016 – Kooste ja Duden kuulumiset retkeltä

Viime vuonna Tampereella järjestetty WordCamp Finland 2015 oli menestys, joten sanomattakin selvää, että myös tämän vuoden WordCampiin oli pakko päästä ja lippu ostettiin heti kun ne tulivat myyntiin. Meiltä lähti tänäkin vuonna puolet firmasta, eli devaajapuoli, minä (Roni) ja Timi, joka lähti jo torstaiksi vapaaehtoistöihin.

Isojakin projekteja pienellä tiimillä – näin paletti pysyy kasassa

Voisi kuvitella, että pienellä tiimillä olisi koko ajan kädet täynnä työtä ja aikaa ei jää esimerkiksi asiakaspalvelulle. Se on kuitenkin harhaluulo, sillä kaikki sujuu aivan hienosti.