Viimeksi Duden projektityökaluja on esitelty syksyllä 2020, kun otimme Favron käyttöön pääasialliseksi projektityökaluksi. Uskomatonta kyllä, tätä ennen meillä ei ollut käytössä varsinaista projektityökalua ollenkaan, vaan pyörittelimme projekteja henkilökohtaisissa todolistoissamme, laskentataulukoissa (Google Sheets) ja ajanseurantatyökalussa (ensin Harvest, sittemmin Clockify).
Mutta miltä näyttää vuosi 2022 projektityökalujen näkökulmasta?
Koska olemme kehittyvä digitoimisto, tarkkailemme jatkuvasti omaa workflowtamme ja tapaamme toimia. Kestävä kehitys ei ole paikallaan jämähtänyttä, vaan jatkuvaa optimointia. Jos jokin tökkii, pyrimme ratkaisemaan asian joko ruuvaamalla olemassaolevia tapoja tai kehittämällä täysin uutta. Allekirjoittanut on tottunut vertailemaan erilaisia sovelluksia, plussia ja miinuksia ja kirjaamaan niitä ylös. Myös tiimiltä tulee arvokasta palautetta siitä miten hommat toimii tai ei toimi.
Ennen kuin mennään varsinaiseen projektityöskentelyyn, aloitetaan perusteista eli chatista.
Kommunikointi
Talon sisäisistä kommunikaatiotyökaluista Slackin käyttö jatkuu, non-stoppina vuodesta 2015. Viime kirjoituksessa mainittu Twist jäi lyhytikäiseksi, sillä pidemmät perustelut ja isot linjaukset on sittenkin osoittaunut kätevämmäksi käydä läpi Slackin ja Google Docsin yhdistelmällä. Twistin tappolaukauksen aiheutti myös Slackiin tullut ketjutusominaisuus ja olemmekin päättäneet käyttää ketjuja aina kun mahdollista.
Sähköposteista ei pääse millään eroon, mutta vuosi vuodelta niiden määrä vähenee entisestään. Firman sisäisiä sähköposteja emme lähettele ja asiakkaan kanssa meilitellään ainoastaan silloin, jos projektityökalu ei istu projektin laajuuteen tai esimerkiksi asiakkaan työryhmässä on ulkopuolisia jäseniä.
Help Scout palvelee edelleen tukitikettijärjestelmänä.
Myynnin ja asiakkaiden hallinta
Pipedrive on ollut korvaamaton CRM myynnin ja ylläpitolaskutusten hallinnassa ja käytössä vuodesta 2019. Vuoden 2022 alussa otimme kuitenkin aimo ryhdistäytymisliikkeen, sillä remontoimme Pipedriven raportit tukemaan tilikauden tavoitteita, teimme myyntisuppilon ja -prosessin entistä näkyvämmäksi ja sujuvammaksi prosessiksi. Erottelimme myös selkeästi Liidin ja Kaupan erot toisistaan ja teimme sen myyntiä harrastavalle tiimillemme selkeäksi kokonaisuudeksi.
Projektin budjetin hallinta
Harvestin käytössä opimme paljon kannattavuuden seurannasta tai ainakin siitä miten sitä ei kannata tehdä. Käytimme virheellisesti ulospäin laskutettavaa tuntisummaa, sillä Harvest on laskutukseen keskittyvä ja ohjaava sovellus. Meillä laskutus menee tilitoimistomme Talenomin mainion sähköisen järjestelmän kautta, emmekä tarvitse siihen erillistä seurantaa tai sovellusta, joten käytännössä Harvestissa oli puolet turhaa.
Harvestilla oli hankala seurata kannattavuutta ja siinä hiersivät niinkin ärsyttävät kuin desimaalein kerrotut tunnit (mitä on 1.68 tuntia?). Lisäksi Harvestilla ei ollut riittävän hyviä sovelluksia Maceille ja puhelimille.
Lähdimme kartoittamaan uutta sovellusta ja noin tusinan kilpailijan joukosta valinnaksi päätyi Clockify. Laskin laskentataulukossa ”Henkilötyötuntiin perustuva projektien kannattavuuslaskelma” yhden henkilön henkilötyötunnin jyvittämällä summaan palkkakustannukset, palkkojen verokulut, TYEL/YEL-kulut, laitekustannukset, työllisyysrahastot, hierontaedun, päivärahakeskiarvot, työterveyskulut, vakuutukset, henkivakutuukset, puhelinliittymät, toimiston vuokran, toimiston siivouskulut, toimiston internetyhteyden, kirjanpitokulut, infrakulut, pankin palvelumaksut, virkistys -ja työhyvinvointitoiminnan kulut ja toimiston virvoikekulut. Tämä henkilötyötunti lisätään Clockifyn ”Cost” -kenttään, jolloin saadaan seurattua projektin kannattavuutta kätevästi.
Clockifyssa eniten miellyttää kannattavuuteen ja projektitunteihin keskittyneet ajanseurantaominaisuudet, nimittäin sillä pystyy seuraamaan laskutettavia tunteja, ei-laskutettavia tunteja ja henkilöstökulutunteja aivan eri sfääreissä kuin kilpailijoillaan.
Ajanseurantaan liittyvät järjestelmäkohtaiset keskittymistoiminnot ovat myös käteviä, esim. parhaillaan kuluvan ajastimen saa kätevästi killumaan Macin menupalkkiin:
Meillä ajatuksena on puhtaasti kirjata projektiin käytetyt työtunnit ylös, jolloin saadaan tarkka tai edes suuntaa-antava kuva siitä, pitääkö budjetti ja jääkö projektille katetta. Tällaisia merkattavia työtunteja voi olla esimerkiksi Palaverit, Ideointi, Suunnittelu, Koodaus, Jatkokehitys, Asiakaspalvelu, Sisällönsyöttö, jne.
Digitoimiston työkalut ja workflow (2020)
Clockifyssa on myös kätevämpi seurata ylläpitotunteja, jotka nollaantuvat automaattisesti joka kuukausi ja pysyvät näin laskutuksen syklissä mukana.
Lue lisää ajanseurantakäytänteistämme Handbookimme sivulta Työajan seuranta.
Projektinhallinta
Sitten se jutun pihvi. Kokonaiskuvan hallintaan toimii edeleen Trello, se on meidän ”emoalus”, jonne linkkaa kaikki muu projektin ympärillä tapahtuva asia, kuten sisäinen projektin edistyminen. Sen avulla pystymme myös käymään maanantaisin tiimipalaverissa läpi kaikki projektit alle tunnissa. Trelloa sivuttiin viime projektikirjoituksessa kuvankaappauksineen.
Mutta varsinaiseen yksittäisen projektin tehostamiseen olemme keskittyneet erityisellä pieteetillä jo useamman vuoden ajan. Favro oli meille loistava, kunnes se ei enää ollut.
Tein perusteellisen tutkimuksen eri vaihtoehdoista ja kirjasin ylös tutkimustulokset. Kilpailusta putosivat yksi kerrallaan pois seuraavat:
- Atlassianin tuotteet, mm. Jira (koska Atlassian, eli liian massiivista settiä ja liikaa ominaisuuksia)
- Monday (käytännössä kuin Favro, mutta paljon laajempi ja monimutkaisempi UI. Ei jatkoon)
- Asana (Nihkeä käyttöliittymällisesti)
- BaseCamp (liian laaja, sisältää kaiken devauksesta myyntiin, kallis, kankea ja massiivinen)
- Notion (“liian Evernote”, liian hähmäinen, muistiinpanoille)
- awork (liian togglmainen laskutukseen ja ajanseurantaan keskittyvä)
- Airtable (liian Excel. Hyi.)
- ClickUp (vähän samat ongelmat kuin Notionissa, liian “muistio”)
- Teamwork (lupaava, mutta ei tue asiakkaan kutsumista työkaluun ja keskittyy liikaa olemaan myös ajanseuranta/kannattavuuslaskelma-appi)
- GoodDay (potentiaalinen, mutta meidän tarpeeseen liian monta puutetta)
Height.app – Uuden sukupolven projektinhallintatyökalu
Twitterin web-piireihin linkattiin ”Building like it’s 1984” nimellä kulkevan blogisarjan ensimmäinen artikkeli: Building like it’s 1984: A comprehensive guide to creating intuitive context menus. Tämän jälkeen julkaistiin Building like it’s 1984: Scrollbars in web applications. Näiden artikkelien suunnittelunäkökulman myötä innostuin Heightistä valtavasti.
Height.app on Yhdysvalloissa vuonna 2021 perustettu startup, jossa on mukana mm. entisiä Stripen, Figman ja Foursquaren työntekijöitä. Tämän kirjoittamishetkellä uusin Height-versio on 0.113, eli kyseessä on vahvasti beta-sovellus. Tykkäämme kuitenkin aallonharjalla elämisestä ja Heightissä on kaikki niin paljon paremmin kuin Favrossa.
Heightin joitakin parhaita plussia:
- Yhdistetyt statukset auttavat myös pitämään kortit yhdenmukaisina, kun sama kortti kulkee suunnittelusta aina devaukseen asti
- Helppokäyttöinen näppäimistöllä ja hiirellä navigoituna
- Nopea ja selkeä käyttöliittymä
- GitHub ja Figma-tuki
- Estää tehokkaasti tehtävien ”siiloutumisen”, kaikki tehtävät ovat samassa näkymässä
- Ohjaa tekemiseen ja toimimiseen, ei ole överisuuria muistiinpanokenttiä
- Alatehtävät ovat oikeita alatehtäviä, joten tehtävien pilkkominen palasiin on helppoa – checkboxeja ei appissa ole häiritsemässä
- Tehdyt tehtävät menevät oletuksena automaattisesti piiloon, helpottaa huomattavasti selaamista niin ei jää killumaan
- Omat tehtävät saa auki helposti omasta välilehdestä joka projektista, ei tarvitse etsiä eri projektien alta mistään palluroista
- Jokainen status oikeasti tekee jotain, eikä vain ole tyhmä nimiketeksti. Eli “Hylätty” on oikeasti peruutettu tehtävä, joka menee valmiiden tapaan piiloon, “odottaa X” on “blocked”, eli “pausella” tai odottamassa toisen tehtävän suoriutumista. Ihanan selkeä käyttöliittymä play, pause, stop ja finish -kuvakkeineen.
- “Inbox” ja “Assigned to me” -näkymät tukee kivasti sitä “mitäs seuraavaksi” -tyyppistä tilannetta ja vähentää pläräilyyn menevää aikaa.
Myös asiakkaamme ovat tykänneet Heightin käytöstä. Heightissä on hyvin ”slackmainen” chat, joka on meillä ainakin eliminoinut erillisen Slack-kanavan tarpeen. Heightissä jokaisella toiminnallisuudella on loppuun asti mietitty tarkoitus ja tehtävien korrelaatiot toisiin tehtäviin on paljon nopeampaa ja helpompaa merkata. Tästä on hyötyä erityisesti jatkokehitysprojekteissa.
Favrossa suurimmat puutteet liittyivät suorituskykyyn (projektien kasvaessa se oli auttamattoman hidas, eikä se siitä parantunut), puutteisiin toiminnallisuuksissa ja projektinäkymien siiloutumiseen ja ruuhkautumiseen. Projekteissa ei usein enää ollut kärryillä missä mennään ja tehtävien etsimiseen meni tuhottoman pitkä aika.
Height ei ole vielä täydellinen, mutta se kehittyy viikottain paremmaksi. Kaikenlaista pientä löytyy välillä, mutta ei mitään sellaista jonka kanssa ei selviäisi.
Heightin myötä myös tekemisemme on muuttunut entistä läpinäkyvämmäksi, sillä asiakkaan tehtävä on meidän tehtävä. Height on eliminoinut myös kokonaan duplikaattitehtävät, joita syntyi Favron käytössä jatkuvasti. Tehtävien ”siivoamiseen” ei mene enää ollenkaan aikaa.
Dokumentit ja ohjeet
Kunkin henkilökohtaisena muistiinpanosovelluksena jatkaa Automatticin Simplenote. Cacherin käytöstä siirryttiin GitBookiin teknisissä dokumentaatioissa, mutta myös julkinen operointimanuaalimme pyörii GitBookilla nykyisin osoitteessa handbook.dude.fi. Dokumentoinnista ja dokumentointikäytänteistämme kirjoitin erillisen artikkelin alkuvuodesta 2022 otsikolla ”Dokumentointiin panostaminen kannattaa”.
Siinäpä ne. Heitetään loppuun vielä sama kysymys kuin viimeksi. Onko tämä ideaali ratkaisu? Liikaa työkaluja?
Niinpä. Joskus ajattelin, että kaikista paras olisi työkalu, joka yhdistäisi nämä kaikki. Mutta sellainen ei ole realistisesti mahdollista tai järkevää. Työkaluja tarjoavien startup-yritysten kannattaa tehdä yksi asia – ja tehdä se todella hyvin. Siihen mekin Dudella pyrimme ja se on oikeastaan koko olemassaolomme elinehto.
Lisää työkaluistamme voi lukea edellisestä työkalubloggauksestamme ja osoitteesta handbook.dude.fi/tyoskenteleminen-dudella/tyokalut.
Millaisia työkaluja teidän organisaatiossa on käytössä? Vakuuttivatko työkalumme Dude-laadusta? Haluatko tehdä meidän kanssa onnistuneen verkkosivuprojektin? Ota yhteyttä!
