Tehokkuutta työskentelyyn Todoistin avulla

Olen käyttänyt Todoistia jo vuosia, mutta vasta tässä vuoden sisään aloin saamaan siitä täyden tehon irti. Todoist on tällä hetkellä tehtävälistojen markkinajohtajia yksinkertaisella käyttöliittymällään ja monipuolisilla toiminnoillaan. Todoistia sivuttiin vuoden 2015 työkalubloggauksessamme, mutta parissa vuodessa moni asia on muuttunut. Tässä välissä ehdimme kokeilla muunmuassa TickTickiä, joka osoittautui pettymykseksi. Vuoden alusta otimme Todoistin koko tiimille käyttöön ensimmäistä kertaa kun aiemmin sovellusta oli käyttänyt lähinnä minä.

Nämä vinkit pätevät tietysti muihinkin kuin yhteen todo-sovellukseen, mutta suosittelen lämpimästi Todoistia – sen saa joka alustalle ja Premium-tilin kustannus on suorastaan naurettava ominaisuuksiinsa nähden.

Listaa kaikki, ihan kaikki

Aiemmin listasin Todoistiin vain ne asiat jotka olivat tärkeitä tai joita piti jotenkin erityisesti muistaa. Loput pidin jossain muualla ylhäällä tai hoidin lisäämättä Todolistaan. Jossain vaiheessa tajusin, että Todolistasta ei ole hirveästi hyötyä, sillä unohtelin asioita, hoidin niitä väärässä järjestyksessä, en osannut priorisoida ja niin edelleen. Koko homma oli yhtä sillisalaattia.

Tähän on yksinkertainen ratkaisu: Listaa ihan kaikki, pienet, vähäpätöiset, isot ja tärkeät asiat. Asian ylös kirjoittamisessa menee muutama sekunti ja mieli on sen jälkeen virkeämpi kun ei tarvitse muistaa kaikkea. Yhdellä vilkaisulla sitten näkee mitä kaikkea pitikään tehdä ja voi että sitä riemua kun pääsee ruksailemaan tehtäviä pois.

Itse listaan jopa vapaa-ajan asiat ja arkiset hölmöltä tuntuvat jutut, kuten ”muista käydä suihkussa” tai ”tyhjennä imurin säiliö”, ruokaostokset, säästökohteet, lasten jutut. Mutta se on niin huomattava apu, että tuntuu nykyään suorastaan välttämättömältä. Nykyihmisen tai ainakaan analyyttisen digityöskentelijän pää ei pysy muuten mukana kaikessa. Iso startti on tietysti kuitenkin listata jo pelkästään työasiat ylös.


Muunmuassa maailmanluokan tekkilehti The Verge hehkuttaa Todoistia. Kuva: Amelia Holowaty Krales / The Verge. Lue artikkeli: The best to-do list app right now

Käytä toistuvia tehtäviä

Joskus aikoinaan jotenkin tuntui ahdistavan tehtävien määrä, erityisesti niiden joita ei ehdi hoitaa. Kannattaa muuttaa tämä ajattelutapa aivan päinvastaiseksi, koska tehtävien listaamattomuus vain jarruttaa käyttöä ja vähentää tehoa. Lisäksi elämässä todellakin riittää tekemistä, tuskin ajattelet ilman tehtävälistaa tekemisestäkään samalla tavalla? Mitä enemmän tehtäviä on listattuna, sitä parempi fiilis itselläni on, sillä tiedän, että asiat tulee hoidettua.

Toistuvat tehtävät ovat kätevä tapa aikatauluttaa ja hoitaa joitakin toistuvia asioita tarvitsematta lisätä tehtävää joka kerta uudelleen. Itselläni tällaisia ovat mm. ”Palkat maksuun”, ”Aikatauluta omistajien viikkopalis”, ”Tsekkaa mitä laskutettu”, ”Tarkista kassan tilanne”, WordPress-päivitykset, serveripäivitykset, ”Laita 20e säästöön” sekä kotiasioista mm. siivousjutut.

Aikatauluta jokainen tehtävä

Aina kun luon uuden tehtävän, aikataulutan tehtävän tietylle päivälle. Jos päivää ei ole sovittuna tai tiedossa, päivään tehtävän samalle päivälle. Jos en ehdi tehdä samana päivänä, lykkään tehtävän seuraavalle. Joka aamu minulla on päivästä riippuen 30-70 tehtävää, joista ensimmäisenä tehtävälistaa katsoessani lykkään suurimman osan eteenpäin. Tällä tekniikalla tehtävät ovat aina kierrossa ja ne tulee aina hoidettua oikeaan aikaan.

Priorisoi energiatason mukaan

Uusimpana Todoistin jakamana vinkkinä on Mindfullness-tyyppinen energiatasojen mukaan priorisointi. Tämähän oli ainakin henkilökohtaisesti itselleni yksi mullistavampia tapoja käyttää Todo-listaa.

Homma toimii niin, että jokaiselle tehtävälle laitetaan tunniste energiatasolla low_energy, normal_energy tai high_energy. Jokaisella on päivästä niitä hetkiä, kun ei vaan lähde. Minulla ne hetket ovat yleensä aamulla. Silloin kannattaa tehdä low-taskeja pois alta ja kun on tuottavimmillaan, keskittyä normal ja high -taskeihin. Jason Resnickin artikkelin kautta löytyy tästä ajattelumallista tarkempaa infoa ja muitakin vinkkejä.

Huomaan, että en hirveän paljon käytä Todoistin prioriteetti-toimintoa muihin kuin ehdottoman tärkeisiin tehtäviin, mutta vain sen takia, että huomaisin ne helpoiten. Prioriteettia nostaa kuitenkin automaattisesti aikataulu, joten sitä ei yleensä erikseen ole tarvetta merkata.

Todoist ja koodaaminen

Myös koodaamisen apuna Todoist on kätevä kumppani. Tiedän, että monet devaajat käyttävät esimerkiksi komentorivipohjaisia todolistoja samalla kun committaavat tavaraa gittiin, mutta tykkään pitää todolistan erillään koodista. Meillä Dudella tehdään projektille oma Todoist-projekti, johon listataan jokaiselle omat tehtävät omiksi alatehtävikseen.

Koodatessa on kätevä käydä pala palalta asioita läpi ja pilkkoa tehtäviä tarvittaessa vielä pienempiin palasiin. Tehtävä valmis, check ja sen jälkeen commit-messageen tehty asia, helppoa. Samalla muutkin kuin koodaustaitoiset saavat reaaliaikaisen tiedon siitä mitä on valmiina, vaikka asioita ei olisi vielä pushattu repositoryyn ja sitä kautta Slack-kanavalle.

Delegoi ja vähennä veivaamista tai kommunikaatiokatkosta

Meillä Dudella Todoistia käytetään myös yhteisissä asioissa. Sen sijaan, että asiat jäisivät kahden ihmisen välille, puhelinkeskusteluun tai Slack-privaviesteihin lillumaan, tehtävän voi laittaa suoraan työkaverille joka voi lähteä hoitamaan asiaa saman tien. Jos jotain on epäselvää, voi Todoistin kommenttiosiossa kysyä tarkentavia kysymyksiä. Ja tämä kaikki toimii myös vaikka tien päältä, omalla puhelimella.

Miten Todoist taipuu sinun käytössäsi?

Tehokas tehtävälista boostaa työtehoa moninkertaisesti. Meillä on toiminut todella hyvin, vaikka jokainen tiimin jäsen ei käyttäisikään listaa yhtä orjallisesti kuin vaikkapa meikäläinen. Kunhan käyttää, ja listaa ne asiat ylös. Mites teillä?

Muista meidän käyttämistä työkaluista löytyy tietoa Duden Handbookista.

Tykkää, jos pidit jutusta:

Jos rakastit, tee hyvä teko:

Kaljarahan antamisen sijaan voit lahjoittaa mielenterveystyöhön.

Kommentoi

Vaadittu kenttä