Maanantaina, 5.10.2020

Digitoimiston työkalut ja workflow

Dudella on tapahtunut kehitystä vuodessa hurjasti. Olemme päivittäneet niin workflowtamme kuin työkalujammekin ajan saatossa toimivampaan suuntaan. Digitoimistolle on tärkeää, että homma kehittyy säännöllisesti, sillä kukapa ei haluaisi tehdä töitä tehokkaammin ja miellyttävämmin?

Tämä kirjoitus saattaa sisältää vanhentunutta tietoa, sillä se on julkaistu yli 2 vuotta sitten.

Dudella on tapahtunut kehitystä vuodessa hurjasti. Olemme päivittäneet niin workflowtamme kuin työkalujammekin ajan saatossa toimivampaan suuntaan. Digitoimistolle on tärkeää, että homma kehittyy säännöllisesti, sillä kukapa ei haluaisi tehdä töitä tehokkaammin ja miellyttävämmin? Dudelle on alusta asti ollut tärkeää äärimmäinen läpinäkyvyys ja muutokset niin firman käytänteistä kuin työkaluistakin kirjataan operointimanuaaliimme reaaliajassa osoitteeseen handbook.dude.fi. Manuaalin on tarkoitus olla muistikirjana itsellemme, mutta myös opasteena mahdollisille uusille työntekijöille, alihankkijoille tai yhteistyökumppaneille. Sieltä voi myös kuka tahansa ulkopuolinen tai asiakas tarkistaa firmamme arvot ja toimintamallit, GDPR:ää, saavutettavuuskäytänteitä ja tietoturvaa myöten.

Kommunikointi

Talon sis√§isist√§ kommunikaatioty√∂kaluista meill√§ on ollut edelleen Slack keski√∂ss√§, jo vuodesta 2015, mutta rinnalle on tullut Twist, jossa keskustellaan firman isommista linjauksista, kuten muunmuassa (rummun p√§rin√§√§…) ty√∂kalujen valinnoista. Twistiin on tarkoitus keskitt√§√§ my√∂s pidemm√§t pohdinnat, jotka l√§htev√§t r√∂nsyilem√§√§n Slackissa. Hyvin tyypillisesti Slackissa tulee kirjoiteltua 20+ viestin viestiketjuja, jolloin hedelm√§llisimm√§t asiat ja konsensukset ovat hankalia l√∂yt√§√§ j√§lkeenp√§in kun keskustelu jatkuu eteenp√§in ja vaihtuu muihin aiheisiin.

Mites ne s√§hk√∂postit? Moni kiroaa meilittely√§, moni vannoo niiden nimeen. Meill√§ on k√§yt√∂ss√§ v√§h√§n niin kuin ”kultainen keskitie”. Vaikka firman sis√§isi√§ s√§hk√∂posteja on meill√§ kielletty√§ (ja tarpeetonta) l√§hett√§√§, s√§hk√∂posti on tarpeellinen ja pakollinen paha kommunikaatioita asiakkaan suuntaan.

Meilitse hoituu sujuvasti viestintä ennen kuin projekti on lähtenyt varsinaisesti käyntiin ja sen jälkeen yksittäisissä ja irrallisissa asioissa. Puhelimitse on usein vaikeampi käydä asioita läpi varsinkin teknisissä asioissa, kun asioita pitäisi kirjata ylös, että ne muistaisi. Tekstimuodossa asiat saa heti mustaa valkoisella selville.

Myös asiakaspalvelumme luottaa sähköpostin voimaan käyttämämme Help Scout -tikettijärjestelmän kautta. Käytännössä siis asiakkaan viestit menevät yhteiseen jaettuun postilaatikkoon, josta asiasta tietävä palvelee mahdollisimman nopeasti.

Tältä näyttää asiakaspalvelumme viestintätyökalu silloin kun asiat on hoidettu tai hoidossa.

Myynnin ja asiakkaiden hallinta

Todella monta vuotta Dude on pärjännyt ja puksuttanut ilman minkäänalista CRM-järjestelmää. CRMhän on siis järjestelmä tai verkkopalvelu, joka on apuna kontaktien, myynnin sekä tuottavuuden hallinnassa. CRM-järjestelmän avulla hallitaan kaikkia yrityksen suhteita ja vuorovaikutusta asiakkaiden kanssa. Häpeäksemme täytyy myöntää, että meillä ei ollut tällaista ollenkaan vuoteen 2019 asti Excel-taulukoiden ja kirjanpitopalvelun lisäksi.

Otimme viime vuonna Pipedriven t√§ysip√§iv√§iseen testiin. H√§ilyv√§√§ projekti- ja asiakashallintaa on pidetty Drivess√§ tai Trellossa, mutta tiedot ovat olleet ns. ”hujan hajan”. Pipedriveen kasattiin ajankohtaisin tieto asiakkaista, yll√§pitoasiakkaista ja yhteyshenkil√∂ist√§. My√∂s verkkosivustomme kanavat kuten lomakkeet ja chatti yhdistettiin Pipedriveen. K√§tev√§ suora integraatio l√∂ytyi my√∂s alusta asti k√§ytt√§m√§lle Trellolle, jota k√§yt√§mme projektien kokonaistilanteen hallintaan.

Projektin budjetin hallinta

Emme ole koskaan tyk√§nneet tuntiseurannasta. Kellokorttimeininki on niin vanhanaikaista ja aiheuttaa enimm√§kseen tarpeetonta suorituspainetta ja ahdistusta ty√∂ntekij√∂ille. Olemme menneet ”n√§ppituntumalla”, eli projektien budjetissa pysyminen on ollut tekij√∂iden vastuulla ja myynnillisest√§ n√§k√∂kulmasta yritt√§jill√§ on ollut risti kannettavana. Ilman kunnollista tuntiseurantaa on ollut hyvin hankalaa seurata projektiin k√§ytetty√§ aikaa ja pit√§yty√§ budjetissa. Koodiin liittyvi√§ tunteja on seurattu editorien koodaamiseen k√§ytetty√§ aikaa seuraavilla automaattity√∂kaluilla kuten WakaTime, mutta esimerkiksi suunnitteluun ja palavereihin liittyv√§√§ ajank√§ytt√∂√§ ei ole seurattu mitenk√§√§n. My√∂s WakaTime-ajat ovat joskus harhaanjohtavia, sill√§ kaikki ajank√§ytt√∂ ei sis√§ll√§ koodin naputtelua.

Tarvittiin tuntiseurantaan minimalistinen järjestelmä. Scouttasin taas tusinan erilaisia työkaluja läpi ja löysin aivan mahtavan Harvestin.

Projektien budjetissa pysymistä on helppoa seurata Harvestin avulla.

”Kehityksen vuonna” 2020 siirryimme siis tuntiseurantaan, pitkin hampain, jotta ei tarvitsi en√§√§ kulkea silm√§t ummessa projektikokojen ja asiakkuuksien graduaalisti kasvaessa. K√§√§nsimme t√§m√§nkin kuitenkin eduksemme. Emme natsita Dudella ty√∂skentelevien tunteja minuutin tarkkuudella, sill√§ t√§rkeint√§ on laittaa yl√∂s projektiin k√§ytetyt tunnit.

Pahinta kokemukseni mukaan on tiukat tuntiseurannat, joissa laskuri käynnistetään työpaikalle tultaessa ja pysäytetään töistä lähtiessä. Tai pahimmillaan työntekijä joutuu keksimään mistä saa tunteja kaivettua, jos päivä on vaikkapa ollut epätuottava. Meillä ajatuksena on puhtaasti kirjata projektiin käytetyt työtunnit ylös, jolloin saadaan tarkka tai edes suuntaa-antava kuva siitä, pitääkö budjetti ja jääkö projektille katetta. Tällaisia merkattavia työtunteja voi olla esimerkiksi Palaverit, Ideointi, Suunnittelu, Koodaus, Jatkokehitys, Asiakaspalvelu, Sisällönsyöttö, jne.

Isojen projektien lisäksi Harvestiin saa kätevästi kuukausiylläpitosopimukset, jolloin voidaan seurata aikaa, joita käytetään pieniin korjauksiin ja katsoa mitkä kuuluvat samaan sopimukseen ja mitkä menevät työmäärällisesti sopimuksen ulkopuolelle. Projektien katteet ovat parantuneet Harvestin käyttöönoton jälkeen huomattavasti.

Projektinhallinta

Projektinhallinnassa luotimme s√§hk√∂postin ja Trellon voimaan perustamisvuodesta 2013 aina t√§h√§n vuoteen 2020. Meille on ollut t√§rke√§√§ tiet√§√§ projektien kokonaistilanne, jotta pakka pysyy kasassa. T√§m√§ tarkoittaa sit√§, ett√§ meill√§ on Trellossa taulu nimelt√§ ”Projektit”, josta n√§kee joka ikisen projektin tilanteen ja tilan eri vaiheissa ns. Kanban-n√§kym√§ss√§. Joillekin Scrum voi t√§ss√§ yhteydess√§ my√∂s avata asiaa, vaikka emme ihan sataprosenttisesti mallia noudatakaan.

Projektien kokonaisnäkymä Dudella näyttää tältä ja elää viikottain:

Kuvasta sensuroitu ulkoasut ja nimet, luonnollisesti, tunnistamisen estämiseksi.

Trellon ”Projektit”-taulua k√§ymme l√§pi joka maanantai ja merkkaamme korttiin ajantasaiset tiedot siit√§ miss√§ menn√§√§n. Jokainen projektin vastuuhenkil√∂ on my√∂s velvollinen pit√§m√§√§n projektikorttia ajan tasalla siten, ett√§ muu yritys tiet√§√§ mik√§ projektin tilanne milloinkin on. Trellon projektikorttiin liitet√§√§n tiedot projektin hinnoittelusta ja yhteyshenkil√∂ist√§ (Pipedrive-liit√§nn√§inen automatisoi t√§m√§n), aikataulusta, kehitysymp√§rist√∂n salasanoista ja muusta yleiskuvaan liittyv√§st√§. Voisi sanoa, ett√§ Trello on meille ik√§√§nkuin kaiken projekt toiminnan ”emoalus”.

Vuoden 2020 haaste projektinhallinnassa

Yksittäisten projektien tehtävien palasteluun ei kuitenkaan ollut mitään kovin järkevää työkalua. Suunnittelun ja kehitysten palasteluun käytimme milloin Google Docsin taulukoita, milloin Todoistia (lue myös kirjoituksemme Todoist-tehtävänhallinnasta), mutta mitään varsinaista projektityökalua yksittäiselle projektille emme olleet koskaan ottaneet käyttöön.

Trelloo kokonaisten projektien lisääminen tuntui vaivalloiselta ja palvelu tuntui menevän tukkoon helposti. Kokeilimme joitakin vuosia sitten Trellon mallia ja kutsuimme pari asiakastakin sinne mukaan. Trello jäi kuitenkin auttamatta päivittämättä ja alitajuisesti siirryimme takaisin totuttuun sähköpostimalliin. Kanban ei oikein tuntunut toimivan samalla tavalla yksittäisessä projektissa kuin se toimi kokonaiskuvan hahmottamisessa. Mallissamme oli selkeitä puutteita, mutta aina jotenkin pärjäsimme. Trellon kokonaiskuvasta oli aina ollut meille hyötyä, mutta yksittäisiin projekteihin Trello ei enää venynyt.

Välillä käytimme Google Docsia tähän tapaan välttääksemme sähköpostimyrskyä. Kommentoinnista tuli todella sekavaa näin. Jopa meili on tätä parempi.

Projektikokojen kasvaessa 2019-2020 Todoist-silppu, s√§hk√∂postikaaos ja laskentataulukot alkoivat tuntua tosissaan pahalta jokaisesta, joten l√§hdimme etsim√§√§n ”sit√§ oikeaa” projektity√∂kalua. Emme ole koskaan olleet erityisemmin kokonaisvaltaisten CRM/projektinhallintaty√∂kalujen fani, jotka niputtavat kaikki toiminnot liiditasolta viimeistelyyn saakka saman ty√∂kalun alle. Puhun siis nyt esimerkiksi Basecampista, Notionista, Asanasta ja vastaavista. Jirasta puhumattakaan, hyisss…. monessa palvelussa on 90% toiminnoista sellaisia, joita emme tarvitse. Monday oli l√§hell√§, mutta sekin k√§ytt√∂liittym√§lt√§√§n sekava ja aivan liian t√§yteen ahdettu ominaisuuksiltaan. Emme halunneet sotkea laskutettavia tunteja tai muita raha-asioita projektinhallintaan, tarvitsimme tarkan fokuksen asioihin.

Ongelmakohdat

Meillä oli ollut joissakin projekteissa hyväksi havaittu Googlen sheet-pohja käytössä, mutta se salli hyvin vähän tilaa kommentoinnille.

Google Docsin taulukkonäkymä oli parempi, mutta silti meni helposti sekavaksi.

Googlen Sheetit toimivat hyvänä pohjana uuden työkalun etsimiselle. Työkalun piti tukea mielellään sekä Sheet-näkymää, että Kanbania, käyttäjäkohtaisesti, jotta jokaisella olisi se omin näkymä. Allekirjoittaneelle toimii henkilökohtaisesti parhaiten listaukset ja Sheetit, mutta meillä on firmassa ihmisiä, jotka suosivat enemmän Kanban-näkymää.

Todoist-projekteissa ahdisti, ett√§ teht√§v√§t vain h√§visiv√§t, eik√§ niit√§ saanut takaisin kiertoon. Teht√§vien lajittelu ja pilkkominen oli my√∂s hankalaa ja niit√§ oli liian pieniss√§ palasissa. Delegointi, kommentointi ja kaikki muukin menee Todoistissa isossa kuvassa kaoottiseksi. P√§√§timme, ett√§ Todoist j√§√§ k√§ytt√∂√∂n ainoastaan henkil√∂kohtaisiin irtotaskeihin ja silppuun (kuten ”muista vastata asiakkaan kysymykseen” tai ”tee s√§l√§homma sivustolle X”) ja niiden aikatauluttamiseen, mutta isompaan projektity√∂skentelyyn tiimiss√§ ja asiakkaan kanssa tarvitsimme kunnon ty√∂kalun.

Käytyäni tusinan erilaisia työkaluja läpi, päädyimme Favroon. Favro sisältää minimalistisuudessaan ainoastaan meidän tarvitsemat työkalut kommunikointiin ja tehtävien pilkkomiseen.