Keskiviikkona, 3.5.2017

WCHEL17 järjestämisestä ja yhteisön tulevaisuudesta

Suomalaiset WordPress-kehitt√§j√§t sek√§ -k√§ytt√§j√§t kokoontuivat kolmatta kertaa yhteen t√§ydeksi seminaarip√§iv√§ksi sek√§ lauantain ty√∂pajoihin WordCamp Helsinki 2017 tapahtumaan. Koko Duden edustus oli paikalla (kyll√§, koodipuoli sai suostuteltua graafisen osaston aamujunaan) ensimm√§ist√§ kertaa, kahtena aiempana vuonna ainoastaan koodarit olivat mukana. Allekirjoittanut ei itseasiassa ollut osallistuja, vaan yksi henkil√∂ kolmatta kertaa j√§rjestetyn tapahtuman takana. Roni kirjoitti mainioin koosteen […]

Tämä kirjoitus saattaa sisältää vanhentunutta tietoa, sillä se on julkaistu yli 5 vuotta sitten.

Suomalaiset WordPress-kehittäjät sekä -käyttäjät kokoontuivat kolmatta kertaa yhteen täydeksi seminaaripäiväksi sekä lauantain työpajoihin WordCamp Helsinki 2017 tapahtumaan. Koko Duden edustus oli paikalla (kyllä, koodipuoli sai suostuteltua graafisen osaston aamujunaan) ensimmäistä kertaa, kahtena aiempana vuonna ainoastaan koodarit olivat mukana. Allekirjoittanut ei itseasiassa ollut osallistuja, vaan yksi henkilö kolmatta kertaa järjestetyn tapahtuman takana.

Roni kirjoitti mainioin koosteen ensimmäisestä vuonna 2015 järjestetystä WordCampista, johon itse osallistuin vielä toisen yrityksen palkkalistoilta. Toisena vuonna olinkin jo Duden palkkalistoilla sekä vapaaehtoisena auttamassa WordCampin pääpäivänä, tuolloinkin kertaa Roni kirjoitti kattavan koosteen menosta. Tällä kertaa ajattelimme jättää koosteet sikseen ja pistää minut kirjoittamaan kokemuksesta olla järjestämässä WordCampia ensimmäistä kertaa. Inspiraatiota antoi Sami Keijosen viimevuotinen kirjoitus samalla kulmalla.

Tiimi kasaan ja suunnittelu käyntiin

Tämän vuoden WordCampin suunnittelu alkoi jo syksyllä 2016 kun yhteisöstä alettiin etsimään halukasta kaupunkia, pääjärjestäjää sekä tiimiä. Pallottelua käytiin paljon Jyväskylän ja Turun välillä, toivoen seuraavan WordCampin suuntaavan jälleen uuteen kaupunkiin. Pääjärjestäjiä ja tiimejä ei kuitenkaan löytynyt näistä kaupungeista, joten Niko Pettersen ja Helsingin yhteisö otti kopin loppuvuodesta.

Pääjärjestäjänä toimineen Nikon ympärille löytyi nopeasti tiimi edellisen WordCampin järjestäjistä ja Jyväskylän sekä Turun kiinnostuneista järjestäjistä. Tässä vaiheessa onkin mainio hetki antaa iso kiitos tyypeille jotka tekivät WordCampin kanssani; pääjärjestäjä Niko, Kenda, Kirsi, Marco, Mayank, Sami, Sonja ja Teemu. Teidän kanssa työskentely oli huippua!

Kaupungin p√§√§tt√§misen ja tiimin kasaamisen j√§lkeen oli aika laittaa iso py√∂r√§ py√∂rim√§√§n. WordCampit eiv√§t nimitt√§in synny pelk√§st√§ yhteis√∂n aktiivisuudesta, vaan taustalla on satoja tunteja ty√∂t√§ sek√§ byrokratiaa. Niin, byrokratiaa. Vaikka WordPressi√§ saa sek√§ voi k√§ytt√§√§ kuka tahansa ja yhteis√∂ on hyvinkin vapaamuotoinen, WordCamppeja ei voi j√§rjest√§√§ kuka tahansa ”virallisella” nimell√§ kutsuen sit√§ WordCampiksi ja saaden tukea kansainv√§liselt√§ yhteis√∂lt√§.

WordCamp Centralille jätetään hakemus jossa kerrotaan yhteisön taustoista, järjestäjätiimistä sekä vastataan suurin piirtein 20 kysymykseen joilla kartoitetaan valmiuksia järjestämiseen. Koska suomessa oli järjestetty jo kaksi aiempaa WordCamppia ja WordCamp Centralin Jenny Wong oli jo näyttänyt alustavaa vihreää valoa, uskalsimme aloittaa tapahtumapaikan etsimisen ilman virallista Centralin hyväksyntää.

Hakemuksen hyväksymisen jälkeen suunniteltiin tapahtuman budjetti ja hyväksytettiin se vielä erikseen WordCamp Centralilla. Budjetti on sen verran monimutkainen asia, että en edes lähde selostamaan siitä. Knoppitietona kerrottakoon kuitenkin budjetin olleen karvan verran yli 13 000 euroa.

Tapahtumapaikka

Kokopäivän seminaaria järjestäessä suhteellisen pienellä budjetilla, tapahtumapaikalle asettuu yllättävän monta kriteeriä: ns. tapahtumainfran on oltava suhteellisen valmiina tai paikan tulee hoitaa kaikki tuolien vuokraamisesta aina lavaan ja lavatekniikkaan saakka, lavalle tulee olla kaikkialta hyvä näkyvyys, sponsoreille sopivaa tilaa tulee löytyä, kahvien ja lounaan tulee järjestyä ilman suuria lisäpanostuksia ja kommunikaation on toimittava hyvin tapahtumapaikan edustajan kanssa.

WordCamp Helsinkiä järjestäessä varovaisena tavoitteena oli kasvattaa osallistujamäärää hieman ja ehkä saada kaksi lavaa, koska jo edellisvuoden kokemusten perusteella odotettiin suurta kysyntää.

Sami kartoitti mahdollisia paikkoja suhteellisen intensiiviset pari viikkoa etsien tilaa, jossa olisi varaa laajentua, mutta ainakin iso osa tarvittavasta tapahtumatekniikasta olisi valmiina. Ja tietenkin budjettiin sopivalla hinnalla. On muuten yllättävän hankalaa, joten päädyttiin Virgin Oiliin joka toimi myös WordCamp Finland 2016 tapahtumapaikkana ja yhteistyön tiedettiin sujuvan ensiluokkaisesti.

Jälkiviisana voi todeta, että meidän olisi ehkä pitänyt olla vähän rohkeampia ja valita paikka, joka olisi ollut kalliimpi ja vaatinut enemmän järjestelyjä tekniikan sekä lounaan suhteen. Liput myytiin nimittäin loppuun minuutin päälle kahdessa tunnissa.

Puhujat

Jokaisella järjestäjällä oli oma vastuualueensa tai vähintään tuki/takahenkilön rooli, muutamilla useampi rooli. Itse vastasin tapahtuman puhujavalinnoista, esitysten sisällöistä ja oikeastaan lähes kaikesta puhujiin liittyvästä. Sen lisäksi kilpailutin ja tilasin tapahtuman oman swagin, jonka Sonja suunnitteli.

Oikeastaan puhujista vastaaminen ei ole pelkästään heidän valitsemista, ohjeistamista, esitysten läpikäymistä ja tapahtumapäivänä heistä huolen pitämistä. Puhujista vastaavan henkilön harteilla on myös pitää huoli järjestäjätiimin kanssa sovittujen aihepainotusten toteutumisesta sekä esitysten monipuolisuudesta. Koska WordCamp Helsinki on vuoden ainoa suuri WordPress-tapahtuma, haluttiin ohjelmiston olevan mielenkiintoinen niin sisällöntuottajille, projektipäälliköille kuin myös seniorillekkin devaajalle. Toivottavasti tässä onnistuttiin.

Kirjoitin puhujavalintaprosessista ja kriteereistä aiemmin WordCamp Helsingin blogiin, joten en lähde avaamaan niitä tässä sen enempää. Kerrottakoon kuitenkin, että saimme 35 ehdotusta esityksistä yhteensä 28 ihmiseltä ja tapahtumaan pystyttiin valitsemaan 12 puhujaa.

Välittömästi puhujavalintojen varmistumisen jälkeen alkoi tiivis kommunikaatio puhujien kanssa. Aikataulujen varmistelua, ohjeita laadukkaan esityksen tekemiseksi, käytännön asioiden viestittämistä, esitysten jalostamista yhteistyössä ja niin edelleen. Omalta osaltani kiireisin aika alkoi puolitoista kuukautta ennen tapahtumaa, sillä kaiken edellämainitun lisäksi piti diilata swagitilausten sekä tapahtuman aikataulun rakentamisen kanssa.

Itse tapahtuma

Pariin yöhön ei meinannut tulla uni, kun stressasi ja jännitti niin paljon, olihan vastuullani kuitenkin tapahtuman onnistumisen kannalta yksi tärkeimmistä asioista.

Tapahtuman rakentaminen aloitettiin torstaina alkuillasta, kun pääsimme Virgin Oiliin pörräämään, laittamaan tavaroitamme paikoilleen, varmistelemaan seuraavan päivän kulkua henkilökunnan kanssa sekä vihdoin tapaamaan kaikki puhujat, vapaaehtoiset sekä paikalliset sponsorit kasvotusten.

Sitten koitti perjantai, aikainen herätys ja tapahtumapäivä. Heti matkalla sain harmikseni viestin, että Viljami Kuosmanen on kipeänä eikä pääse puhumaan. Bussissa asialle ei voinut kauheasti muuta, kuin kommunikoida asia muulle tiimille ja alkaa miettimään mistä löytää uusi puhuja Viljamin tilalle. Jännitystä lisäsi myös Aki Björklundin edellisiltana tullut viesti, että hänkin on kipeänä ja ei pysty 100% varmuudella takaamaan tulemistaan.

Ennen ovien aukeamista säädettiin vielä aivan viimeisiä asioita kasaan Virgin Oilissa, etsittiin ratkaisua puhujatilanteeseen sekä juotiin kahvia. Paljon. Ovien auettua alkoikin täysi tohina rekisteröintitiskillä, puhujia sekä sponsoreita vastaanottaessa sekä lukuisia tuttuja morjestaessa. Aamupalaksi tilatut leivät eivät itselle uponneet kaiken jännityksen sekä innostuksen keskellä, kävijöille näytti kuitenkin maistuvan!

Ilokseni ja onnekseni heti aamulla muutama henkilö ilmoittautui vapaaehtoiseksi puhumaan jos joku puhujista ei pääse paikalle. Näin saimme Petya Raykovskan, joka muuten järjestää WordCamp Europea, paikkaamaan Viljamia. Aamupäivän aikana varmistui myös Akin pääseminen paikalle, joskin puolikuntoisena. Ei voi muuta ku hattua nostaa Petyalle ja Akille! Kaikki muutkin puhujat ansaitsevat suuren suuren kiitoksen.

Kaikki esitykset meni itseltäni enemmän tai vähemmän ohi, koska suhasin ympäri tapahtumapaikkaa, huolehdin puhujien viihtyvyydestä sekä valmistelusta lavalle, aikataulussa pysymisestä ja kaikenlaisista muista pienistä asioista. Olen va