Perjantaina, 16.3.2018

Verkkosivujen suunnittelu aikataulussa – totta vai tarua?

Aikataulut ovat web-alan suurimpia mysteerejĂ€. Ne eivĂ€t nimittĂ€in juuri koskaan pidĂ€ pĂ€ivĂ€lleen paikkaansa. Vaikka digitoimisto pysyisi sovitussa aikataulussa, liian usein kĂ€y silti niin ettĂ€ sivustoa ei saada julkaistua tavoitteeseen mennessĂ€. Tai saadaan, mutta jotain osioita laitetaan piiloon. Aina on ”se projekti” tai ”ne projektit”, jotka lojuvat edelleen jossain limbossa odottamassa sisĂ€ltöÀ tai vihreÀÀ valoa joltain taholta tai johtokunnalta. Kaikilla on kiire ja koskaan ei kerkiĂ€. Onko mitÀÀn tehtĂ€vissĂ€? tietenkin on. Mutta se vaatii jokaisen panosta.

Pahimmillaan aikataulut ovat jÀrjetöntÀ ÀÀripÀÀtÀ: sivusto halutaan mahdollisimman pian (mielellÀÀn eilen) valmiiksi, mutta silti sitÀ ei oteta kÀyttöön kuin vasta vuonna herran toinen tuleminen. Absurdein tilanne on se, ettÀ digitoimisto on toteuttanut sivuston sisÀllönsyöttökuntoon, mutta kukaan ei ole syöttÀmÀssÀ sisÀltöjÀ.

Klassinen virheolettamus on, ettĂ€ nörtit koodaavat verkkosivuja tuosta noin vain taikasormillaan ja hommaan ei mene kovin paljon aikaa. Realiteetit kuitenkin ovat ettĂ€ kun otetaan mukaan visuaalinen suunnittelu ja toteutus, tekninen työ toiminnallisuuksineen ja ne kuuluisat sisĂ€llöt ja niiden työstĂ€minen, jo ”perussivuston” työstĂ€minenkin voi viedĂ€ kuukausia aikaa. MeillĂ€ lukee tarjouksessa, ettĂ€ keskimÀÀrĂ€inen toteutusaika on 4-8 viikkoa, joka on alalla sieltĂ€ nopeammasta pÀÀstĂ€. Se on tavallaan hullua kun katsoo mitĂ€ kaikkea verkkosivuprojektiin kuuluu (artikkeli: ”MikĂ€ niissĂ€ verkkosivuissa oikein maksaa”).

MeillĂ€ aikataulutus tapahtuu ennen kuin lyödÀÀn kaupat kiinni. Teemme aikatauluehdotuksen, joka on erÀÀnlainen aikajana, jossa nĂ€kyy suurpiirteisesti missĂ€ vaiheessa palaveerataan, missĂ€ vaiheessa me paiskimme hommia graafisten asioiden kanssa, missĂ€ vaiheessa tekninen tukka putkella koodaaminen alkaa ja loppuu, missĂ€ vaiheessa sivusto on asiakkaalla sisĂ€llönsyöttökunnossa. Samalla projektissa liidarina oleva henkilö (meillĂ€ yleensĂ€ grafiikkaa työstĂ€vĂ€ hahmo) kerĂ€ilee tarvittavia juttuja asiakkaalta, kuten palautetta, kuvia, kuvakkeita, toiveita ja vĂ€rejĂ€…

Kaikkeen emme mekÀÀn suostu tai pysty, mutta parhaimmillaan rikotaan ennÀtyksiÀ ja puristetaan sivusto teknisesti sisÀllönsyöttökuntoon kolmessa viikossa. Se on liian lyhyt aika, emmekÀ vÀlttÀmÀttÀ halua profiloitua liian nopeaksi toimijaksi. MeillÀ on kuitenkin aika hyvin omat asiat (workflow) kunnossa ja silloin tÀllöin tÀhÀn sankaritekoon olemme pystyneet.

PistÀÀ kuitenkin miettimÀÀn miksi homma menee nÀin? miksi asetetaan epÀrealistisia tavoitteita verkkosivujen aikataulun suhteen? kun 99% tapauksista se, ettÀ saamme sivuston kolmessa viikossa valmiiksi ei takaa sitÀ, ettÀ se olisi kolmessa viikossa julkaistuna netissÀ yksinkertaisesti siitÀ syystÀ ettÀ sivustolle ei ehdi kukaan syöttÀmÀÀn sisÀltöjÀ tai ajatus on vielÀ jonkun osa-alueen suhteen jumissa asiakkalla tai pahimmassa tapauksessa molemmat.

Odotukset

Todellisuus

Hieman kÀrjistetty esimerkki, mutta ymmÀrrÀt pointin.

MikÀ sitten vie aikaa?

Me tiedĂ€mme suurinpiirtein mikĂ€ meidĂ€n työssĂ€ vie aikaa ja ollaan sitĂ€ avattukin ainakin parinkin bloggauksen verran (MikĂ€ niissĂ€ verkkosivuissa oikein maksaa?, Sivuston tekemisen nĂ€kymĂ€tön osuus – tietorakenteen suunnittelu). NĂ€mĂ€ asiat pystymme arvioimaan hyvinkin tarkkaan.

Jos unohdetaan varsinainen työstö, joka on ollut meidÀn pÀivittÀistÀ hommaa vuosikausia, eniten aikaa vie se, ettÀ sivustolle saadaan matskua, asioiden viivÀstyminen syystÀ X ja aikataulujen uudelleen miettiminen siinÀ vaiheessa kun olemme ehtineet buukata hommaa viivÀstyneen projektin jÀlkeiselle aikajaksolle. Silloin toisaalta projektin kaikki osapuolet ymmÀrtÀvÀt, ettÀ nyt juna on jo hieman mennyt raiteiltaan ja seilaa omia teitÀÀn siihen asti kun saadaan se takaisin raiteilleen.

TĂ€ydellisessĂ€ maailmassa vastaus sĂ€hköpostiviesteihin tai puheluihin tulisi heti ja vastauksissa olisi kommentoituna, mietittynĂ€ ja jĂ€senneltynĂ€ selkeĂ€sti asiat joita halutaan. Ideaalitilanteessa graafikko pÀÀsisi nopean palautteen myötĂ€ tekemÀÀn tarvittavia muutoksia leiskoihin siten, ettĂ€ ulkoasu saadaan aikataulussa maaliin ja siinĂ€ olisi asiat selkeĂ€sti lĂ€jĂ€ssĂ€. TĂ€llöin koodari pÀÀsee ripeĂ€sti hommiin ja jatkamaan kommunikaatiota tarvittaessa asiakkaan kanssa. Valokuvat, tekstit, ”mistĂ€ tapahtuu mitĂ€kin”, konsepti, toiveet olisi kĂ€ytynĂ€ lĂ€pi niin, ettĂ€ mitÀÀn ei jĂ€isi epĂ€selvĂ€ksi.

Miten verkkosivujen ostaja voi nopeuttaa projektin etenemistÀ?

Sivuston sisÀltöjÀ voisi alkaa miettimÀÀn hyvissÀ ajoin. Se on jo paljon. Vaikka kirjoittaa Wordiin kaikki mitÀ sivuille halutaan. Joka ikisen sivun, ajatuksen, alasivun sisÀllöt. Kun on saanut koppia ulkoasusta, voi alkaa suunnittelemaan tarkemmin mitÀ tulee minnekin. Jos kirjoittaminen tai konseptin miettiminen ei millÀÀn onnistu, sisÀltöhommissa apuna voi olla digitoimisto jossain mÀÀrin, mutta vielÀ laajemmin esimerkiksi Jooli tai Moretag.

Kuvamaailma, valokuvat, vÀrimaailma, fiilismaailma, mahdollinen video olisi hyvÀ olla mietittynÀ aikaisessa vaiheessa tai vaikka matkan varrella. NÀmÀ nimittÀin vaikuttavat merkittÀvÀsti aikatauluihin.

Valmiita ulkoasuvedoksia olisi hyvÀ kommentoida reaaliajassa, mikÀ on hyvÀÀ ja huonoa, miksi kyllÀ ja miksi ei.

Loppusanat

Sanoisin, ettĂ€ verkkosivuprojektien keskimÀÀrĂ€inen toteutusaikataulu on meillĂ€ puolestatoista kuukaudesta kahteen kuukauteen, sisĂ€ltĂ€en kaiken. Verkkokaupoissa lisĂ€tÀÀn usein kuukausi vielĂ€ pÀÀlle. Kaikista parasta on jos aikatauluja kĂ€sitellÀÀn realistisesti. YrittĂ€jĂ€urani aikana olen nĂ€hnyt liian monta tarjouspyyntöÀ joulun pyhien alla, joissa julkaisutoive on tammikuun alussa. Tai juuri ennen kansallisia kesĂ€lomia, joissa halutaan sivut ulos elokuun alusta. Tai startuppeja, jotka ovat alkaneet miettimÀÀn markkinointisivustoa kolme viikkoa ennen tuotteen lanseeraamista. Jatka listaa…

Kun asiat tekee oikein ja hyvin, eikÀ sekoile mennessÀÀn, kuukaudessa parissa saa ulos mahtavat verkkosivut. TÀytyy aina muistaa, ettÀ hyvin suunniteltu ei ole puoliksi tehty vaan vielÀ kokonaan tekemÀttÀ. Aikajanaan mahtuu paljon kaikenlaista, eikÀ kaikkeen voikaan varautua. Joskus nÀitÀ on kuitenkin hyvÀ miettiÀ, ehkÀ sen aika on nimenomaan nyt.

Pullopostia?

Koottuja kuulumisia sisÀltÀvÀ bittivirtojen pulloposti saapuu rantaasi noin kolmen kuukauden vÀlein.