Dude on moderni, aallonharjalla elävä digitoimisto, joka ei hevillä sammaloidu. Osoitus tästä ei ole pelkästään jatkuvasti kehittyvä työkulttuuri, mutta myös työkalut. Vermeiden ja softan pitää olla alan kärkeä ja ennenkaikkea työnohjaustamme parhaiten tukevaa. Softassa ja työnohjauksessa focus on aina läpinäkyvyydessä ja avoimessa lähdekoodissa, sillä palveluiden pitää olla mahdollisimman joustavia ja siirrettäviä. Siksi suosimme aina tarkoitukseen sopivaa työkalua yhden järkälemäisen monsterisovelluksen sijaan. Ei ole itua että kaikki munat on keskitetty samaan koriin, kun löytyy ratkaisuja, jotka sopivat täsmäiskuna tiettyyn osa-alueeseen täydellisesti. Näitä voi kätevästi sitten yhdistää rajapintojen avulla – olemmehan sentään digitoimisto.
Esittelin viimeksi työkalujamme vuonna 2022 projektityökalusta ajanseurantajärjestelmään ja ihan hiljattain esittelyssä oli myös kokonaisvaltaisemmin käyttämämme projektityökalu Height. Ajanseurantajärjestelmämme koki kuitenkin uudistuksen nyt maaliskuussa 2024 kun Clockifyn korvasi Timely.
Tässä kirjoituksessa avaan työaikajärjestelmän vaihdosta niin kulttuurin kuin softankin kautta.
Yksi minun (ja sitä kautta Duden) motoista on:
Automatisoi kaikki mitä voi.
Excel toimii moneen, mutta ajanseurantaan se on kankea
Monessa yrityksessä on käytössä taulukkolaskenta, johon merkitään päivässä sama tuntimäärä. Se toimiikin hyvin lain määrittelemään minimiin ja varsinkin yrityksissä, joissa toimenkuvana on yksi ja sama asia tai tuote. Mutta ison asiakasmäärän omaavassa digitoimistossa on tärkeää saada tietää mihin eri lokeroihin aikaa menee. ”Olin tänään töissä” ei datana riitä.
Ajan, kannattavuuden ja käyttöasteen seuraaminen vääristyy, jos aikatieto ei ole täydellistä
Dudella tiedolla johtaminen on arkipäivää. Pohjaamme kaiken faktoihin, sillä ilman tarkkaa dataa ei voi tehdä järkeviä toimenpiteitä. Taulutelkkarissa näkyvät tärkeät suoritusindikaattorit (KPI), jotka tulevat erilaisista rajapinnoista. Yrittäjänä on mukavaa nähdä tarkkaa dataa niin liiketoimintaan liittyvistä asioista kuin esimerkiksi tuotantolinjan avainluvuista. Tehtävän keskimääräisen läpivientoaikan lyheneminen, käyttöasteen kasvaminen ja valmistuneiden tehtävien määrä motivoi varmasti myös työntekijöitä. Itselleni henkilökohtaisesti myös negatiivinen suunta on motivaattori, silloin tietää että paatissa on reikä, joka pitää paikata. Mittarit ennen kaikkea ennakoivat tulevaa, on tärkeää osata varautua.
Kun statseja on seurannut hyvän tovin, sieltä huomaa myös poikkeavuuksia. Kun data ei vastaa todellisuutta, sille on yleensä hyvä syy. Ajanseurantaamme tutkiessani huomasin, että käyttöaste oli harmillisen matalalla. Kun syytä ei löytynyt puhtaasti tuotantolinjasta tai työnohjauksesta, totesimme että ongelma on työkalussa ja tavoissa.
Mutulla menemisellä ja arvailulla pääsee vain tietyn matkan eteenpäin, överitarkoilla luvuilla ja tiedoilla yltää kuuhun asti. Datapool alkaa Dudella olla vuonna 2024 lähes täydellistä, mutta ajanseuranta ei ollut vielä siellä.
Seurasimme työaikaamme yksinkertaisesti väärin. Kirjoitin vuonna 2020 seuraavasti: ”Meillä ajatuksena on puhtaasti kirjata projektiin käytetyt työtunnit ylös, jolloin saadaan tarkka tai edes suuntaa-antava kuva siitä, pitääkö budjetti ja jääkö projektille katetta.”. Huomaa sana ”suuntaa-antava”. Suuntaa-antava ei enää riitä kun porukka kasvaa. Tämä on jäänne menneisyydestä ja virhe, käsi pystyyn sen merkiksi ✋. Nyt oli aika korjata tilanne.
40 tuntia viikossa, 8 tuntia päivässä
Työsuojelulaki määrittelee, että työaikaa on seurattava työsopimuksessa määritellyn tuntimäärän mukaisesti. Joissakin firmoissa on käytössä kellokorttityyppinen tai muu vastaava vanhanaikainen palvelu tai tapa, joiden avulla työntekijät töihin tullessaan merkkaavat itsensä töissä olevaksi ja lähtiessään merkkaavat itsensä vapaalle. Tämän välissä oleva aika lasketaan työajaksi. Yli ei saisi mennä ja työajan pitäisi täyttää vähintään työsopimukseen merkattu aika eli esimerkiksi 8 tuntia päivässä ja 40 tuntia viikossa.
Meillä Dudella seurattiin projekteihin kuuluvia tunteja, joita verrattiin puhtaasti kokonaistyöaikaan. Mutta koska ei-laskutettavia tunteja ei kellotettu ollenkaan, käyttöaste (eli laskutusaste) jäi alhaiseksi. Päätimme automatisoida koko homman vaihtamalla työkalun kokonaan toiseen.
Tavoite: Kellotus 7,5h/päivä (koska 30min on työaikaan kuuluva lounas) mahdollisimman vaivattomasti jokaiselle.
Liukuvat työajat
Dudella on liukuvat työajat, yksi tykkää tehdä töitä esim. 8-16 ja toinen vaikkapa 10-18, joten aloitus- ja lopetusajat eivät ole oleellisia. Merkattu työaika on oleellinen asia. Halusimme työaikajärjestelmän, joka tukee joustotyöaikoja. Joustavassa tietotyössä oleellisempaa on merkatut tunnit, ei alkamis- ja lopettamisajankohdat.
Työkalujen kilpailutus – Timely vei voiton
Kävin tuttuun tapaani läpi alan käytetyimmät työaikaseurantasovellukset huolellisesti läpi (Timely, Toggl, TimeCamp, Clockify, Harvest, Timeular, HourStack ja Memtime). Harvest ja Clockify olivat olleet meillä aikaisemmin käytössä, joten ne putosivat automaattisesti pois. Muista löytyi aina jokin puute, joka ei täysin vastannut uutta malliamme.
Timelyssä voiton vievät seuraavat asiat:
- Automaattinen ajanseuranta, jossa älyä mukana, oppii ja tunnistaa automaattisesti mihin aika menee jolloin tuntien lisääminen on helppoa. Ei enää manuaalista kellottamista tai minuuttien ynnäilyä toisiinsa.
- Aikojen lisääminen jälkikäteen on äärimmäisen kätevä ominaisuus
- Kulujen ja tuntilaskutuksen seuranta erikseen
- Kiinnitetyt projektit (tätä ei ole Clockifyssa), kätevää kun projekteja kertyy paljon, Clockifyssa pitää aina mennä raporttien kautta hankalasti
- Hyvä sorttaus projekteissa
- Loggauksien muistiinpanot ja tagit voi laittaa pakolliseksi (tulee träkättyä Height ID:t aina näin ja pakottaa olemaan huolellisempi, ei jää tyhjiä kohtia)
- Poissaolojen, lomien ja sairaspäivien seuranta
- Mukautetut raportit tämän viikon tunneista johonkin tietyn projektin raportteihin
- Kauniit tilastonäkymät
- Hyvä mobiiliapp, jolla onnistuu esim. merkitsemään toimistollaoloajan tai pystyy hyväksymään tunnit jos koneella unohtuu
- Hyvä rajapinta (REST API)
- Hyvä visuaalinen käyttöliittymä ja brändivärit projekteille
- Työntekijöiden yksilöllinen henkilötyötuntikustannus tai tuntihinta
- Kuukausittain nollaantuva budjetti -ominaisuus toistuvia kuukausiylläpitoja varten
Ajanseurannan voi unohtaa – se tapahtuu automaattisesti!
Dudelaiset touhuvat enimmäkseen tietokoneella. Timelyn Memory app ottaa talteen asiat, joita koneella tekee, jolloin ei tarvitse muistaa painaa play-nappulaa. Tähän heti perään pitää sanoa, että Timelyllä on vahva anti-surveillance -käytäntö, eli he eivät vakoile. Kukaan muu ei näe omaa dataa. Datan tarkoitus on helpottaa tuntien lisäämistä ja parhaimmillaan automatisoida sen kokonaan. Timelyn Privacy-docit ovat erittäin vakuuttavia.
Timelyssä tunnit voi siis parhaimmillaan vain hyväksyä päivän päätteeksi, koska Timelyyn mennessä tekoäly arvailee softien ja asioiden perusteella mitä olet tehnyt ja ehdottaa niille projektia. Tässä esimerkiksi minun päivästäni kuvankaappaus, kello on 17:17, enkä ole miettinytkään vielä ajanseuranta-asioita. Silti aikaa projekteihin ehdotetaan kätevästi hyväksyttäväksi:
Myös ”manuaalisesti” tunteja on helppo kliksutella aikajanalta järjestelmään muutamassa minuutissa. Pyöristys onnistuu lähimpään varttiin kätevästi klikkauksella, jolloin ei tarvitse laskeskella 7,5 tuntiin mahtuva aikoja. Lounaat, tauot, puhelut, käppäilyt ja muut saa myös aikajanalta kiinni. Mikä parasta, palaverit voi klikata suoraan kalenterista, GitHub commitit suoraan GitHubista ja niin edelleen. Nopeaa, helppoa, vaivatonta, kuten pitääkin olla.
Timelyn ansiosta Dudella on jatkossa täydellistä dataa työajoista, tekemisistä, laskutetusta ja ei-laskutetusta ajasta. Timelyn myötä voimme myös entistä tehokkaammin seurata liiketoiminnallista kapasiteettia, tasaustunteja ja muuta asiaan kuuluvaa tärkeää edistymistä.
Rajapinnat ja webhookit tukevat toisiaan ja tehostavat tekemistä
Kuten muuhunkin Duden työkalupalettiin (tai ”stackiin”, kuten devaajakielellä sanotaan) Timely istuu kuin nenä päähän. Rajapinta on itse asiassa Clockifya joustavampi. Kun pienkehitystehtävä luodaan projektityökalu Heightiin, rajapinta tarkkailee muutoksia ja katsoo onko kyseessä ylläpitoon kuuluva vai erikseen kellotettava laskutettava työ ja lisää vastaavan projektin suoraan Timelyyn. Samalla tästä lähtee suoraan ilmoitus Slackiin ja Heightiin, jossa myös asiaankuuluva 🎉-emoji ja linkit projektiin ja ohjeeseen.
Timelyn tunnit menevät myös suoraan reaaliajassa dataseinälle käyttöastemittariin ja muihin tarpeellisiin mittareihin.
Avoin dokumentaatio netissä
Kuten muukin Duden meininki, myös ajanseuranta on avoimesti dokumentoitu julkiseen handbookiimme, josta asiaa voi ihmetellä kuka hyvänsä aiheesta kiinnostunut.
Miten teillä seurataan työaikaa? Helppoa vai ei?
Työajan seuraamisen pitäisi meidän mielestä olla mahdollisimman helppoa ja vaivatonta, sellaista ettei siihen oikeastaan kulu päivässä työaikaa, tai asiaa ei erikseen tarvitse ajatella. Kaikista typerintä hommaa on laskea minuutteja tai jopa huijata työtunneissa niin että vaadittu työaikakirjaus tulee täyteen. Meillä tällaista pähkäilyä ei tarvitse miettiä.
Jos modernin digitoimiston kanssa kiinnostaa touhuilla WordPress-verkkosivuprojektien parissa, ota yhteyttä!
