Olemme kokeilleet vuosien varrella erilaisia tapoja hallita projekteja, mutta projektinhallintatyökalut ovat osoittautuneet joko puutteellisiksi tai liian laajoiksi ominaisuuksiltaan. Olemme tekninen toimija, joten integraatiot muihin työkaluihin ovat äärimmäisen tärkeässä roolissa. Projektin onnistuneen läpiviennin kannalta on tärkeää, että projektityökalu on mintissä.
Height.app on kuin Trellon ja Jiran moderni välimaasto
Kaikki tietävät jossain määrin haasteet projektityökalujen kanssa. Meillä Dudella halutaan, että työkalu ei ole tekemisen esteenä tai hidasteena. Mitä iloa on käyttää työkalua, jos se vain kankeuttaa asioita? Mitä hyötyä työkalusta on, jos asiat käydään silti läpi sähköpostitse? Height mukailee käyttöliittymältään tunnettuja työkaluja ja sen chatti on hyvin ”Slackmainen” reaktioineen.
VC-rahoitteinen Height.app on ex-Stripen Michael Villarin perustama, erittäin laadukas ja intuitiivinen projektityökalu. Innostuin alunperin Heightistä pari vuotta sitten Heightin erinomaisen käyttöliittymäesseen ”Building like it’s 1984” kautta. Lisää tietoa Heightistä löytyy About-sivulta.
Asiakkaan näkökulmasta työkalun käyttäminen on helppoa ja Dudella tehtävät liikkuvat oman sisäisen työnkulun mukaisesti kätevästi eteenpäin niin, että tehtävän tunniste kulkee aina ensimmäisestä toimeksiannosta laskutukseen saakka. Jokaisen tehtävän vaiheen saa kaivettua kätevästi esiin missä vaiheessa projektia tahansa.
Projektityökalut on hanurista – hyvälläkin meinasi mennä puihin – se mikä toimii meille, ei usein toimi asiakkaalle
Ei se kaikki aina niin ruusuista ole ollut. Olemme kipuilleet myös nykyisen projektinhallintatyökalun kanssa, sillä se on toiminut meille erinomaisesti, mutta monella asiakkaalla on ollut hankaluuksia hahmottaa miten projektityökalua ajetaan.
Tapa, joka toimii digitoimistolle, ei välttämättä toimi asiakkaalle.
Kolme tekemäämme virhettä projektinhallinnassa
- Listasimme myös sisäiset tehtävämme asiakkaille näkyviin. Olemme ajatelleet tätä positiivisena läpinäkyvyyttä ja avoimuutta lisäävänä asiana, mutta ei ole tarkoituksenmukaista että asiakkaan silmien alla on sata outoa teknistä tehtävää, joista ei ymmärrä ei sitten mitään. Ratkaisimme tämän luomalla asiakkaalle erillisen Kanban-näkymän, josta tehtävät linkittyvät omaan näkymäämme.
- Näkymä ei ollut yksinkertainen. Käytimme listausnäkymää, jossa näkyi tarpeetonta tietoa. Tehtävistä tuli monimutkaisia. Kanban hätiin!
- Listasimme myös muita kuin tehtäviä. Projektityökalumme ei sovellu esim. väliaikatietojen lähettämiseen, palaverimemoihin tai tapaamisten sopimiseen. Nämä pitäisi hoitaa kuitenkin perinteisesti meilillä tai palaverilla.
Oli aika ottaa Height kunnolla käyttöön.
Kanban avuksi
Olen henkilökohtaisesti hyvin pitkälle Excel/Google Sheet -ihminen. On kokonaisia työkaluja jotka pohjautuvat tähän ajattelumalliin, kuten aiemmin käyttämämme Favro ja esim. muualta tutut Monday ja Airtable. Listanäkymä kuitenkin paisuessaan tekee työskentelystä helposti sekavaa, kun rivit vilisevät silmissä. Siksi Kanban on oikein edustettuna erittäin hyvä työkalu projekteihin.
Kanban on hukkaa ehkäiseviin Lean-periaatteisiin nojaava näkymä, jossa tehtävät on vaiheistettu palstoihin. Se kertoo mitä pitää tuottaa, milloin ja millaisissa määrissä.
Heightin Kanbanista voi lukea lisää Heightin sivuilta kohdasta Kanban.
Duden asiakkailla on tällainen näkymä:
Asiakasprojekteissa samat tehtävät valuvat Duden omalle pienkehityslistalle, joka taas toimii sheettinä kokonaiskuvan helpomman hahmottamisen vuoksi:
Tiedät aina missä mennään
Kun projektityökalu tukee tekemistä, homma on läpinäkyvää ja asiakas pysyy aina kärryillä siitä missä mennään. Olemme yksinkertaistaneet tehtävän attribuutteja niin, että statuksissa ei ole mitään turhaa ja tehtävät on vaiheistettu suoraviivaisiksi. Heightin hienous on siinä, että attribuutteja voi keksiä itse, mutta jossain kohtaa huomattiin, että erilaisia statuksia on liikaa. Kun tehtävässä on miljoona eri attribuuttia, listat näyttävät kuin diskovaloilta – värejä ja parametreja on liikaa. Tämä ei helpota edistymisen seuraamista, eikä etenkään tehtävien tekemistä. Liiallisella määrittelyllä voi siis olla jopa käänteinen vaikutus.
Duden tehtävän Status ja Työvaihe eriytettyinä vuonna 2023:
Projektityökalu nivoutuu yhteen Duden muiden työkalujen kanssa
Height.app toimii yhteen työkalujen kuten Figma, GitHub, Slack, Notion ja Harvest kanssa. Webhookien kautta sitä voi integroida vielä muihinkin palveluihin. Lisäksi, koska elämme tekoälyaikaa, Heightistä löytyy myös oma Copilot, joka ehdottelee juttuja.
Tässä näet esimerkin kuinka Heightiä hyödynnetään asiakkaan Slack-kanavalla:
Kun projektityökalun tehtävistä pääsee suoraan tarkastelemaan itse tekemistä eli leiskaa Figmassa ja koodia GitHubissa, aikaa säästyy huomattavasti, kun ei tarvitse kaivella tietoja. Height osaa tunnistaa esimerkiksi commit-viestistä (koodin muutosloki) että missä vaiheessa tehtävä menee ja projektin asetuksista saa myös määriteltyä mitkä viestit tunnistetaan ja kuinka haarat toimivat projektissa.
Asiakaspalvelun tiketistä tehtäväksi – voit myös laittaa sähköpostia!
Monelle asiakkaalle toimii parhaiten ns. ”hybridimalli”, eli sähköpostia saa silti laittaa, aina ei tarvitse käyttää projektityökalua. Tällöin Duden tuen kautta tehtävät asiat putoavat yhteiselle projektilistalle, jossa niiden etenemistä voi seurata reaaliajassa. Tämä yhteistyö toimii parhaiten Duden ylläpitopalvelun™ tasoissa 2 ja 3, joissa yleensä asiakkaalla on tarpeena jatkuvasti kehittää sivustoa eteenpäin.
Loppusanat – onnistunut projekti hyvällä työkalulla ja yhteistyöllä
Kiinnostuitko Duden projektimallista? Haluatko uudistaa verkkosivut meidän kanssa? Ota yhteyttä!
