Roni kirjotti aiemmin meidän koodiporukan kuulumisia maailman suurimmasta WordPress-tapahtumasta. Kun muu porukka vasta suunnitteli lähtöään ja myöhemmin nautti Porton maisemista, allekirjoittanut pyöri taustalla mentoroimassa tapahtuman järjestäjiä.
Kirjoituksessa jaan kokemukseni tuosta yli vuoden mittaisesta matkasta, kun mentoroin tuhansien osallistujien tapahtumaa joka on WordPress-yhteisön yksi vuoden tärkeimmistä kokoontumisista.
Mikä on WordCamp?
Moni meidän blogin vakiolukija ja WordPress-yhteisön jäsen tietääkin jo mikä on WordCamp ja lippulaivatapahtuma, mutta otetaan nopea kertaus heille jotka eivät tiedä mistä puhutaan.
WordCampit on informatiivisia, yhteisön järjestämiä seminaareja, jotka kokoavat yhteisön jäsenet oppimaan uutta sekä tapaamaan kasvotusten. Tyypillinen WordCamp on paikallinen, hieman pienempi muutaman kymmenen tai sadan osallistujan tapahtuma joka kestää puolesta päivästä kahteen. Yhteisö järjestää lisäksi kolmea isompaa lippulaivatapahtumaa (Europe, US & Asia), jotka keräävät osallistujia laajemmalta maantieteelliseltä alueelta ja kestävät hieman pidempään.
Pääsääntöisesti kaikkien näiden tapahtumien järjestävät ovat vapaaehtoisia, jotka kontribuoivat omaa aikaansa yhteisön hyväksi.
WordCamp Europe 2022 lukuina
WordCamp Europe kokosi kolmeksi päiväksi yhteen 2300 yhteisön jäsentä ympäri maailman. Järjestäjiä oli vajaa 100 ja tapahtuman aikana työskennelleitä vapaaehtoisia 160. Puhujia oli yhteensä 70 ja sponsoreita 65. Tapahtuman aluksi järjestetty kontribuutiopäivä oli historian suurin yli 800 osallistujalla. Kokonaisbudjetti lähestyi miljoonaa euroa. Tapahtumapaikkaa kasattiin sekä purettiin yhteensä neljä päivää varsinaisten kolmen tapahtumapäivän lisäksi.
Kaikki tuo siis pääasiassa vapaaehtoisen järjestäjien aikaansaamana. Aika huimaa!
Mitä tarkoittaa WordCampin mentorointi?
Mentorit ovat itse jo kokeneita WordCamppien järjestäjiä, jotka haluavat auttaa muita. Tavoitteena on varmistaa, että järjestäjät saavat kaiken mahdollisen tuen, heillä itselläänkin on mukavaa ja tapahtumasta tulee onnistunut osallistujien näkökulmasta. Pyrkimyksenä on auttaa tiimiä välttämään ongelmia, ennen kuin niistä tulee varsinaisesti ongelmia.
Mentorit eivät ole osa tiimiä, vaikkakin työskentelevät heidän kanssa koko tapahtuman suunnittelun ajan säännöllisesti. Tyypillisesti tämä tarkoittaa 2-6 kuukauden ajanjaksoa, jonka aikana mentori tapaa järjestäjät vähintään joka toinen viikko.
Kuinka päädyin lippulaivatapahtuman mentoriksi?
Osallistuin suomiyhteisössä WordCamppien järjestämiseen ja sen myötä sain 2018 kutsun liittyä kansainvälisen yhteisön Community Deputyksi. Samalla kysyttiin, haluaisinko mentoroida muita tapahtumajärjestäjiä ja tottakai halusin! Vuosien aikana olen mentoroinut yhtä jos toistakin pienempää paikallista WordCamppia.
2019 mietin WordCamp Europen jälkeen kuinka hienoa olisi päästä järjestämään kyseistä tapahtumaa. Niinpä hain järjestäjäksi ja pääsin mukaan seuravaan tiimiin. Jo vuoden 2020 tapahtuma oli tarkoitus järjestää Portossa. Kuitenkin, sattuneesta syystä, olimme pakotettuja suunnitelmamuutokseen ja virtuaaliseen tapahtumaan. Tilanteen ollessa edelleen epävakaa, myös vuoden 2021 tapahtuma päädyttiin järjestämään virtuaalisena.
Muutama kuukausi ennen tuota tapahtumaa, tiimikaverini kansainvälisestä yhteisöstä halusi aikatauluttaa kahdenkeskisen videotapaamisen. Tuolloin en ajatellut asiaa liiemmin, sillä olin työskennellyt Rocìon kanssa lähes viikoittain jo pidemmän aikaa.
Tuossa tapaamisessa Rocìo heitti ilmoille ajatuksen, josko haluaisin mentoroida WordCamp Europea.
Ennen tätä, lippulaivatapahtumia oli mentoroinut aina yhteisölle 100% työajalla Automatticin sponsoroimat tiimijäsenet. Olisi siis ensimmäinen kerta, kun mentorina olisi henkilö jonka päivätyö ei ole WordPress-yhteisö. Keskustelun jälkeen Rocìo sai vakuutettua siitä, että olisin hyvä valinta tehtävään koska tiedän WordCamppien järjestämisestä tarpeeksi ja olen ollut tiiviisti mukana yhteisötiimissä vuosia. En myöskään joutuisi mentorimaan yksin, sillä Rocìo olisi auttamassa.
Lippulaivatapahtuman mentorointi on erilaista
Lippulaivatapahtumien mittakaava on aivan erilainen kuin tyypillisen WordCampin.
Pääjärjestäjät sekä mentorit työskentelevät tapahtuman eteen yli vuoden. Budjetti on muutamaa kertaluokkaa isompi kuin paikallisille tapahtumalle sallittaisiin. Kymmenessä alatiimissä työskentelee lähes 100 järjestäjää. Puhujien, sponsoreiden, vapaaehtoisten, tavarantoimittajien, pienten aspektien määrä sekä kulttuuritaustojen ja persoonallisuuksien huomioon ottaminen… Kyseessä on massiivinen palapeli ja mittakaavaa on hankala hahmottaa, vaikka olisi mukana järjestelyissä.
Tässä skaalassa mentorinkin rooli on erilainen kuin tyypillisesti. Et voi enää tuntea kaikkia tiimin jäseniä sekä pysyä kartalla kaikesta siitä, mitä on suunnitteilla ja työn alla. Toisaalta, osa järjestäjistä ovat konkareita ja heihin voi luottaa tavallista enemmän. Uudetkin järjestäjät saavat tyypillisesti nopeasti kopin ja suoriutuvat erinomaisesti, koska ovat osallistuneet jo paikallisten tapahtumien järjestämiseen.
Toisinaan mentorin on oltava se henkilö, joka palauttaa tiimin maantasalle. Haastaa heitä. Kysyy kysymyksiä, joita muut eivät ole kysyneet. Muistuttaa siitä, mikä on tärkeää tapahtuman onnistumisen kannalta. Osoittaa paikkoja, joissa ollaan toimimassa yhteisötiimin ohjeiden vastaisesti.
Aina tuo rooli hankalien asioiden ihmisenä ei ole helppo. Olikin äärimmäisen haastavaa löytää tasapaino luotettavan, tiimin kanssa samaa köyttä vetävän, mutta samaan aikaan asioita haastavan osallistumisen välillä. Varsinkin, kun lippulaivatapahtuman kohdalla mentorina tarvitsee työskennellä viikoittain tiiviisti järjestäjien kanssa – joka kysyy hyvää molemminpuolista luottamusta.
Loppupeleissä mentorin rooli on kuitenkin tukea tiimiä tiukoissakin paikoissa ja heidän ratkaisujaan.
7 oppia mentoroinnista
Opin WordCamp Europea mentoroidessa, että on yksinkertaisesti mahdotonta aina tietää oikeaa vastausta tai toimintatapaa. Jouduin kääntämään päätäni useammassa tilanteessa uuteen asentoon. Pääjärjestäjät ovat joukko älykkäitä yksilöitä, jotka toisinaan saattavat tietää jotkin asiat paremmin.
Tein lukuisia virheitä mentoroidessani. Osa oli pieniä lipsahduksia, osa isompia tipluja jotka aiheuttivat ylimääräistä stressiä sekä työtä järjestäjille. Jokainen moka toimi kuitenkin loistavana henkilökohtaisen oppimisen sekä kasvun alustana.
Alla seitsemän oppia, jotka tarttui matkaan näistä virheistä.
1) Selitä miksi jokin asia on vastoin ohjeita ja odotuksia
Saattaa kuulostaa itsestäänselvyydeltä. Väittäisin kuitenkin, että jokainen meistä putoaa välillä toteamaan yksinkertaisesti ”ei”, mahdollisesti jatkaen ”, koska ohjeet”. Tästä pitäisi pyrkiä eroon. On aivan äärimmäisen tärkeää selittää asiaa syvällisemmin. Esimerkiksi mikä ja minkälaiset tilanteet ovat johtaneet tietyn säännön olemassoaloon. Syvyys auttaa muita ymmärtämään tulokulmasi.
2) Pyri löytämään ratkaisuja
Kun tulee tilanne, että joudut toteamaan jonkin olevan vastoin ohjeita tai odotuksia, älä tyydy ainoastaan selittämään miksi. Tarjoa aina tie eteenpäin. Pyri löytämään ratkaisu tilanteeseen. Kysy, mitä koitettiin tavoitella ja miten siihen voitaisiin päästä muilla tavoilla. Ole aktiivisesti mukana ratkaisun hakemisessa.
3) Auta tiimiä aina kun pystyt
Vaikka rooliisi ei kuuluisi olla kädet savessa, auta tiimiä etenkin pienemmissä asioissa aina kun mahdollista. Tarvitaan uusi tyyppi virtuaalisiin työalustoihin? Pitää arvioida potentiaalinen sponsori tai tavarantoimittaja? Tiukka paikka neuvotteluissa? Juomapisteillä tarvitaan lisää paperikuppeja? Ihmisiä pitää ohjeistaa kulkemaan oikeasta paikasta? Sen kun teet ja autat.
4) Myönnä, ettet tiedä aina vastausta
Kukaan ei voi tietää kaikesta kaikkea ja jokainen on ollut tilanteessa, jossa ei ole varma miten toimia. Se on ihan ok myös mentorina. Kaikki kehittyvät jatkuvasti, ja opitkin käsittelemään tilanteita ainoastaan kun kohtaat sellaisen ensimmäistä kertaa. Uskalla myöntää tämä ja kysyä apua muilta. Tiimin kanssa työskennellessä ei ole kyse kenenkään yksilösuorituksesta – edes mentorina, vaan yhteisestä tavoitteesta päästä parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen.
5) Älä luukuta mielipiteitä, kysy kysymyksiä
Mielipiteiden laukomisen sijaan kysy kysymyksiä jotka saavat pysähtymään hetkeksi ja miettimään uusia näkökulmia. Mitä tällä tavoitellaan? Miten tämä toimisi? Entä tilanne X? Voinko auttaa jotenkin? Kuinka voit? Mitä seuraavaksi? Yleensä asiat lähtevät purkautumaan paremmin kysymysten kautta ja tarvittaessa onnistut kääntämään suuntaa, ilman että muut tuntevat tehneensä väärin.
6) Aivan jokaista asiaa ja yksityiskohtaa ei tarvitse raportoida
Usein on täysin ok hoitaa tilanne tai haaste, ilman että siitä raportoi muille. Ratkaise tilanne osallisten kanssa, ja matka jatkuu eteenpäin. Toki isommista töyssyistä, muiden hyvinvointiin vaikuttavista tekijöistä tai muutoksista jotka vaikuttavat muiden suunnitelmiin on syytä viestiä. Ylijakaminen voi kuitenkin helposti aiheuttaa muille ylimääräistä kuormaa, asioista joita heidän ei oikeastaan tarvitsisi murehtia. Siispä ennen jakamista, pysähdy pohtimaan keille tästä on oikeasti tarpeen kertoa.
7) Puhu johtajien kanssa ja anna heidän välittää viesti
Toisinaan joutuu puuttumaan hieman isompiin asioihin, joiden eteen muut ovat työskennelleet pitkään. Tällöin kannattaa puhua tiimin johtajan kanssa, eikä suoraan tiimille. Kuulostaa vanhakantaiselta, mutta tässä on vissi perä. Todennäköisesti olet jutellut sekä työskennellyt tuon johtajan kanssa enemmän. Teillä on jo tietynlainen suhde ja johtajalla on tiiminsä kanssa omanlaisensa. Usein viestin välittäminen onnistuu paremmin, kun viesti tulee henkilöltä jonka kanssa tiimi on työskennellyt tiiviimmin.
Kokemus jota en vaihtaisi toiseen
Vaikka mentorointi oli ajoin kuormittavaa ja raskasta, oli se myös palkitsevaa.
Osallistuin viikoittain pääjärjestäjien palaveriin ja työlistallani oli jatkuvasti tapahtumaan liittyviä tehtäviä. Seurasin aktiivisesti tiimin lukuisia Slack-kanavia, jotta pysyin kärryillä suunnitelmista ja pystyin hyppäämään tarvittaessa avuksi. Monet tiimin jäsenet lähestyivät myös yksityisviestein.
Iso tapahtuma herättää, luonnollisesti, toisinaan myös isoja tunteita. Tämän vuoden WordCamp Europe ei ollut poikkeus. Etenkin pääjärjestäjät kohtasivat useita tilanteita, joita he eivät päivätyössään kohtaa. Tapahtumaa varjostivat muun muassa huoli koronatilanteesta, muutama myrsky sosiaalisessa mediassa sekä alkanut sota.
Kun tiimi kohtaa tuollaisen myrskyn tai jokin asia kasvaa sisäisesti esteeksi etenemiselle, mentorin fokus vaihtuu lennossa muista päivittäisistä askareista tiimin tukemiseen kaikin mahdollisin tavoin.
Kiitos näkymättömästä työstä
Iso osa työstä jota mentorina tein, tapahtui täysin taustalla. Tuskin kaikki järjestäjätkään ovat havainneet kaikkea tuota työtä, osallistujista puhumattakaan. Näenkin mentorin roolin hieman harmaan eminenssin kaltaisena taustalla vaikuttavana hahmona, joka on tarvittaessa hankalien asioiden työmyyrä ja jonka päämäärä on auttaa järjestäjiä tekemään parhaansa jotta he saavat kovasta työstään kiitoksen.
Suurin kiitos ja palkinto mentorille oli nähdä tapahtuman tulevan kasaan kuukausien suunnittelun sekä työn jälkeen, iloiset osallistujat ja saavutuksistaan ylpeät järjestäjät. Matkan varrella henkilökohtaisen kasvun ja kehittymisen mahdollisuudet, omalla sekä kaikkien järjestäjien kohdalla, ovat toki olleet myös palkitsevia.
WordPress-yhteisössä parasta onkin aito välittäminen ja lämpö. Tuki, jota on aina tarjolla ja lupa olla toisiaan huono sekä hajalla. Elämänmuutosten ja -tilanteiden jakaminen muiden kanssa. Kyky ja luovuus haasteiden ratkaisemisessa. Yhteinen tavoite luoda kaikille paras mahdollinen tapahtuma.
Kiitos Dude!
Mentorointi täysin vapaaehtoiselta pohjalta ei olisi onnistunut ison työmäärän ja hoidettavien asioiden mittakaavan takia. Siksi iso kiitos kuuluukin yhtiökumppaneille, jotka sallivat käyttää työaikaani täällä Dudella WordPress-yhteisön hyväksi. Eivät pitkään miettineet, kun 2021 puolella kerroin saamastani tarjouksesta. Tietävät, miten intohimoisesti suhtaudun WordPress-yhteisöön ja totesivatkin varsin nopeasti, että tuohan olisi hieno juttu.
Käytin toki paljon myös vapaa-aikaani, koska mentorointi ei kysy kellonaikaa ja tekemistä oli paikoin useamman henkilötyöpäivän edestä. Toisinaan autettiin tiimiä iltasella ja painettiin omia hommia viikonloppuisin.
Mitä seuraavaksi?
Sama ralli jatkuu!
Kun lupauduin WordCamp Europen mentoriksi, tiesin että kyseessä olisi vähintään parin vuoden pesti jatkuvuuden takaamiseksi. Vuoden 2023 tapahtuman pääjärjestäjät ovat aloittaneet työnsä ja näin ollen minäkin jatkanut mentorointia.
Nähdäänhän Ateenassa?
Kuvat: Igor Klimer, Kostas Fryganiotis, Roy Tanck ja Nilo Velez.
