Paremman tarjouspyynnön anatomia

Duden viidennen toimintavuoden aikana olemme päässeet siihen onnelliseen tilanteeseen, jossa emme voi edes jättää tarjousta kaikkiin meille lähetettyihin tarjouspyyntöihin vaan joudumme erilaisilla kriteereillä tekemään valintoja. Tässä kirjoituksessa pyrin avaamaan, miten parannat huomattavasti mahdollisuuksiasi kun olet etsimässä digitoimistokumppania.

Yksi luonnollinen syy siihen että tarjousta ei jätetä on liian tiukka aikataulutoive. Tänä päivänä meiltä ei yksinkertaisesti saa täysiveristä sivustoa kuukaudessa johtuen jatkuvasta työkuormasta ja tavastamme tehdä täysin räätälöityjä toteutuksia. Toinen melko yleinen syy on asiakkaan budjetti eli toteutukseen on yksinkertaisesti varattu liian vähän pätäkkää, kiekkoa, tuohta, taatelia tai kahisevaa. Karkeasti sanoen parilla tonnilla voi saada ihan hyvän tuotteen, mutta harvemmin yksilöllistä palvelua. Ja verkkosivuprojekti on tänä päivänä enemmän palveluprosessi kuin koskaan ennen, etenkin kun kyseessä on ammattimainen liiketoiminta jolla on selkeät myynnilliset, markkinoinnilliset ja brändiin liittyvät tavoitteet.

Alla oleva lista ei ehkä ole aukottoman universaali, mutta uskoisin että useimmat jo pidempään toimineet digitoimistot arvostavat vastaavaa lähestymisprosessia jossain määrin.

1. Mieti etukäteen mitä haluat

Haluan yritykselleni nettisivuston! Ok, hyvä alku – onnittelut! Onko mielessä markkinointisivusto yritykselle vai verkkokauppa? Millainen sivuston rakenne palvelisi parhaiten toimintaasi? Mitkä ovat tulevan sivustosi tärkeimmät tavoitteet? Mikä on budjettisi? Mikä on aikataulusi? Pystytkö tuottamaan sivuille tulevan tekstisisällön itse vai tarvitsetko siinä apua?

2. Tutustu toimijoihin

Digitoimistoja on tänä päivänä joka lähtöön eikä oikean toimijan löytäminen ole välttämättä helppoa eli ymmärrän tuskasi ostajana. Yksi tapa on kysellä suosituksia lähipiiristä ja apuna voi käyttää myös Vierityspalkkia, joka antaa erittäin kattavaa tietoa ammattimaisista toimijoista.

Toimistojen sivuihin kannattaa myös tutustua perusteellisesti: löytyykö työnäytteistä ja asiakastarinoista jotain mikä resonoi sielun sopukoissa, löytyykö sivuilta tekstiä mikä herättää luottamusta, ovatko yhteyshenkilöt uskaltaneet laittaa naamansa sivuille, jaetaanko blogissa materiaalia josta on oikeasti hyötyä lukijalle, onko meininki ylipäätään innostavaa. Tästä päästäänkin seuraavaan kohtaan eli…

3. Innostu oikeasti digitoimistoista, joita aiot lähestyä

Parhailla toimistoilla on paljon töitä, tämä ei liene yllättävää. Kun tarjouspyyntöjä tulee paljon, niin kiinnostavimmat tulevat valituiksi jatkokäsittelyyn ja kenties pääsevät jopa siihen onnelliseen pisteeseen, että tarjousta aletaan laatimaan. On turha luulo, että parhaat toimistot soittavat rivissä ilmakitaraa jokaisen tarjouspyynnön kolahtaessa postiin. Meidän ei tarvitse saada kaikkia tarjolla olevia toteutuksia sisään, emmekä me kaikkia toteutuksia myöskään halua. Harva näitä usein ääneen sanoo, mutta me emme ole oikea toimija kaikille yrityksille, kuten ei käsittääkseni ole mikään muukaan digitoimisto.

Kun me mietimme tarjouspyynnön saatuamme projektin mahdollista sopivuutta itsellemme, kriteereinä ovat aikataulutoive, asiakkaan budjetti, asiakkaan toiminnan/tuotteen/palvelun/toimialan sopiminen omiin arvoihimme sekä yksi salainen ainesosa, jonka paljastan tässä: Jokaista ammattilaista imartelee (joka muuta väittää, valehtelee), kun käy ilmi että potentiaalinen asiakasehdokas on oikeasti tutustunut tekijään ja osoittaa haluavansa yhteistyötä juuri kyseisen toimijan kanssa eikä poiminut pelkästään toimijoita pikaisesti Googlella massapostituksen uhriksi halvimman hinnan kiilto silmissään. On helppo innostua asiakkaasta, joka on innostunut meistä. Positiivinen kierre on valmis, joka säkenöi pitkälle itse varsinaiseen toteutukseen. Tätä ei kannata aliarvioida.

4. Tee tarjouspyyntö jossa kerrotaan tarpeeksi, mitä enemmän sen parempi

Aloitus “tarvitaan nettisivut, mitä maksaa?” on erittäin perinteinen sisääntulo, mutta meidän korvaan se on oikeastaan yhtä kuin “päivää, voidaanko jutella?” eli toimii ainoastaan keskustelun aloituksena. Voimme toki kertoa samantien hintahaitarin 4 000 – 15 000€+alv, mutta eipä sekään vastaus ketään oikein palvele. Jotta päästään suoraan asiaan, niin palataan kohdassa 1. esitettyihin asioihin. Eli kerro ainakin nämä:

Millainen sivusto mielessä ja mitä toiminnallisuuksia tarvitaan
Yleisimmät vaihtoehdot ovat yrityksen markkinointisivusto tai verkkokauppa. Jos mielessä on myös integraatioita ajanvaraus-/toiminnanohjausjärjestelmiin, nämä on hyvä tuoda heti alkuvaiheessa esiin.

Budjetti
Usein ostaja haluaa pitää lompakkoaan vakan alla viimeiseen asti, mutta digitoimistojen kohdalla taktiikka ei toimi kovin hyvin. Säästä siis kaikkien aikaa ja kerro suoraan kuinka paljon olet projektiin varannut, koska jokaisella se rahasumma on kuitenkin mielessä tarjouspyyntöä laittaessa ihan samoin kuin meilläkin on tiedossa, kuinka paljon minkäkin tyyppinen toteutus vaatii työtä.

Aikataulutoive
Ajankohta, jolloin toivoisit sivuston olevan valmis.

5. Tarjouspyyntö ajoissa matkaan

On ymmärrettävää, että tilanteet voivat tulla yllättäen eteen. Kunnianhimoisen yritystoiminnan ollessa kyseessä verkkosivuston toteutus on kuitenkin tänä päivänä ennemmin parin kuukauden kuin parin viikon projekti. Halutuimmilla toimistoilla on takuulla myös jonkin verran jonoa tuotannossa, joten kannattaa olla hyvissä ajoin liikenteessä. Oma suositukseni on, että jos haluat sivustosi ennen kesälomia, kannattaa tarjouksia alkaa kyselemään viimeistään tammikuussa. Matti myöhäisen kohtalo on joko maksaa kiirelisää toteutuksesta ammattilaisten kanssa tai päätyä tekemään sutta ja sekundaa amatöörien kanssa. Jos jollain on mahdollisuus aloittaa heti toteutus, sen pitäisi itse asiassa soittaa enemmän hälytyskelloja kuin aiheuttaa innostusta. Vastuullinen myyjä ei myy yhtään enempää, kuin mitä tietää oman tuotantonsa pystyvän toimittamaan laadukkaasti luvatussa aikataulussa.

Siinäpä tärkeimmät! Takaan, että näillä ohjeilla saat parempia tarjouksia meiltä tai miltä tahansa digitoimistolta. Nyt ei muuta kuin rohkeasti projektit tulille ja postia tulemaan.

Uusi verkkopalvelu tai nykyisen uudistus mielessä? Lähetä meille parempi tarjouspyyntö.

Tykkää, jos pidit jutusta:

Jos rakastit, tee hyvä teko:

Kaljarahan antamisen sijaan voit lahjoittaa mielenterveystyöhön.

Kommentoi

Vaadittu kenttä