Koulutuskuntayhtymä Tavastia

Koulutuskuntayhtymä Tavastia vastaa Hämeenlinnan seudun toisen asteen koulutuksesta sekä kansalaisopiston tarjonnasta.

Siirry sivustolle

Lähtökohdat

KK Tavastian sivuston tekniikka ja ulkoasu eivät vastanneet enää yhdeksän sivuston kokonaisuuden tarpeita. Uudistuksen suunnittelu ja valmistelu oli aloitettu vahvasti jo ennen meille soittamista, konseptoimalla uusi kokonaisuus Kukonlaulun kanssa. Pohjatöiden ollessa hyvin kattavat, pääsimmekin nopeasti kiinni itse tekemiseen ja sivuston toteuttamiseen.

Tavoitteet

Yleisilme haluttiin päivittää vastaamaan slogania tulevaisuuden tekijöistä. Yhtenä päätavoitteista oli käyttökokemuksen parantaminen. Erityisesti ammattiopiston ja kansalaisopiston tarjonnat haluttiin tuoda selkeämmin esille. Lisäksi sisältöjen päivittämistä haluttiin automatisoida ja varmistaa sivuston vakaa toimivuus suosittujen kurssien ilmoittautumisten alkaessa.

Kuinka prosessi eteni?

Projekti aloitettiin työpajalla, jossa kirkastettiin tavoitteet, kävimme asiakkaan toiveita ja vaatimuksia läpi sekä loimme sivukartan koko sivustokokonaisuudesta. Työpajassa tarkastelimme myös opistojen ilmettä ja sitä, mitä siinä voidaan kehittää ja parantaa saavutettavuus huomioiden.

Sivuista haluttiin joustavat ja helposti hallittavat, joten suunnittelussa loihdimme kattavan valikoiman erilaisia sisältölohkoja, joiden avulla asiakas voi vaivattomasti rakentaa haluamiaan sivuja. Myös useilla eri integraatioilla noudettu tieto näyttäytyy sivuilla selkeänä ja johdonmukaisena, sekä ennen kaikkea helppokäyttöisenä ja saavutettavana.

Ratkaisu

Kattavilla integraatioilla, modernilla suunnittelulla ja monipuolisella sisältölohkokirjastolla asiakas sai kaikki nykyaikaisen koulutuskuntayhtymän verkkosivun tarpeet täyttävän kokonaisuuden. Sivuston toteutuksessa otettiin huomioon helppo jatkokehitettävyys, ja uusia ominaisuuksia onkin jo lisätty niiden ilmettyä.

Sivuston ominaisuudet

WordPress Multisite

KK Tavastia käsittää ammattiopiston, kansalaisopiston, neljä lukiota ja työelämälle tarjottavat palvelut. Kaikille tarjonnoille rakennettiin oma sivustonsa saman jaetun koodipohjan päälle, jolloin sisällön sekä tekniikan ylläpidosta saatiin vaivatonta. Kävijälle kaikki sivustot näkyvät yhtenä kokonaisuutena, vaikka ylläpitäjille sisällöt on selkeästi eroteltu eri toiminnoittain. Käyttöoikeuksia pystytään jakamaan sivustokohtaisesti, eivätkä pelkästään ammattiopiston sisältöjä ylläpitävät pääse lukioiden puolelle.

Kurssi- ja koulutushaku

Kansalaisopiston kurssitarjonta, ammattiopiston koulutustarjonta ja työelämälle tarjottavat koulutukset yhdistyy saumattomasti yhteisellä haulla, jonka kautta löytää helposti koko KK Tavastian ilmoittauduttavan opetustarjonnan. Haun kautta on helppo suodattaa kaikki itseä kiinnostavan aihealueen tarjonnat samaan näkymään, ilman että kävijä joutuu surffaamaan sivuston eri osioiden välillä.

Opiskelijoille jaettu julkinen kalenteri

Lukioilla on opiskelijoille jaetut kalenterit julkisia merkittäviä tapahtumia varten. Kalenterit koettiin aiemmin hieman hankalasti löydettäviksi ja käytettäviksi. Toimme kalenterit ja niiden tapahtumat suoraan sivustolle, jossa niitä on helppo selailla. Opiskelijoilla on nyt myös mahdollisuus lisätä kalenterit suoraan puhelimeensa osaksi omaa kalenteria. Oppilaitosten henkilökunnalle päivittäminen tapahtuu totuttuun tapaan Microsoftin palvelun kautta.

Yhteystietojen automaattinen synkronointi

KK Tavastialla on satoja työntekijöitä, joiden yhteystietojen pitää olla löydettävissä niin sisäisestä luettelosta kuin myös julkiselta verkkosivulta. Kaikkien tietojen ajan tasalla pitäminen kahdessa järjestelmässä olisi kokopäivätyö, joten toteutimme automaattisen synkronoinnin Microsoft O365 järjestelmästä hyödyntäen MS Graph rajapintaa. Henkilöt, heidän työnkuvauksensa, yhteystiedot ja kuvat päivitetään tunnin välein sivustolle.

Kattava hakutoiminnallisuus

Yhdeksälle sivustolle mahtuu paljon erityyppistä sisältöä, joka pakattiin yhteen selkeään sanahakuun. KK Tavastian pääsivustolla sisältöjä haetaan kaikesta tarjonnasta, kun taas esimerkiksi kansalaisopiston sivustolla haku tarjoaa tuloksia ainoastaan kansalaisopistoon liittyvistä asioista sekä kaikista yhteystiedoista. Hakutulokset esitetään sisältötyypeittäin ryhmiteltynä ja rikastettuna kyseiseen sisältöön liittyvillä olennaisilla tiedoilla, kuten kurssin alkamisajankohdalla.

Kansalaisopiston kurssitarjonnan automaattinen päivittyminen

KK Tavastiaan kuuluvan Vanajaveden Opiston kursseja sekä niiden ilmoittautumisia hallitaan erillisessä Hellewi-järjestelmässä. Kurssitarjonta haluttiin kuitenkin esittää osana sivustoa ulkopuoliseen palveluun ohjaamisen sijaan. Toteutimmekin integraation sivuston ja Hellewin välille, joka hakee automaattisesti tunnin välein uudet kurssit ja niiden tiedot. Kurssien kategorisointi aineittain tapahtuu sekin automaattisesti Hellewistä tulevien tietojen perusteella. Ilmoittautumis- ja paikkatilannetta päivitetään tiheämmin, jotta tieto pysyy ajantasaisena.

Aineistopalvelin

Infon√§ytt√∂j√§, opettajien ty√∂asemien selainten aloitusn√§kymi√§, aurinkopaneelien tuotannon seurantaa, kansalaisopiston kurssiesitteiden verkkoversioita… Erin√§isi√§, suoraan sivustoon liittym√§tt√∂mi√§ verkossa tarvittavia aineistoja on jonkin verran. N√§m√§ haluttiin pit√§√§ k√§ytt√∂oikeustasolla erill√§√§n sivustosta, joten perustimme KK Tavastialle erillisen aineistopalvelimen johon materiaaleja voi s√§il√∂√§ k√§ytt√∂√§ varten.

Asiakkaan palaute

Koulutuskuntayhtymä Tavastian sivusto on laaja, ja pelkästään eri oppilaitosten organisointi saman sivuston alle vaatii tekijöiltä ammattitaitoa niin visuaalisesti kuin teknisestikin. Sivustolla on myös integrointeja, jotka tuovat tekemiseen oman vaikeusasteensa. Yhteinen näkemys sivujen ulkoasusta ja toiminnallisuuksista löytyi kuitenkin Duden kanssa nopeasti. Lopputulos on erittäin käyttäjäystävällinen, näyttää hyvältä ja täyttää ne tavoitteet, jotka uusille verkkosivuillemme alussa asetettiin.

*****

Review by Jenni Manninen, Viestintä- ja markkinointipäällikkömarraskuu 2021

Soitteleeko?

Jos työnäyte puhutteli ja haluaisitte vähintäänkin yhtä hienon sivuston, jätäthän yhteystietosi ja Kristian on teihin pikimmiten yhteydessä.